|
1. VALG, SAMMENSETNING OG FUNKSJONSTID Formannskapet velges av og blant kommunestyrets medlemmer. Valget skjer i konstituerende kommunestyre innen utgangen av oktober måned i valgåret. Formannskapet har sju medlemmer med varamedlemmer valgt for den kommunale valgperioden på fire år. Hvis et medlem av formannskapet trer endelig ut, skal det velges nytt medlem. Det nye medlemmet skal velges fra den samme gruppen som det uttredende medlemmet tilhørte, KL §7-10.Trer ordføreren endelig ut av sitt verv, skal det velges en ny ordfører, KL §6-2. Personer som lar seg velge til kommunale verv, inkludert ordfører og varaordfører, skal gi skriftlig samtykke til dette, KL §6-2 andre ledd og §7-2 tredje ledd c). 2. FORMANNSKAPETS VIRKEOMRÅDE Formannskapet innstiller til vedtak om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning, KL §14-3. Videre har formannskapet innstillingsrett overfor kommunestyret i alle saker innenfor sitt arbeidsområde og i tråd med reglement for delegering og innstilling, KL §5-14. Formannskapet fatter vedtak i henhold til delegert myndighet fra kommunestyret. Formannskapet tar løpende beslutninger i den kommunale drift og interne forhold innenfor alle virksomheter, med mindre avgjørelsesmyndighet er lagt til andre ved lov eller delegeringsvedtak. Formannskapet skal behandle saker som er av prinsipiell betydning når det ikke er bestemt at behandlingskompetanse ligger hos annet kommunalt organ. Formannskapet er kommunens økonomiutvalg og behandler alle saker relatert til økonomi. Formannskapet behandler også saker knyttet til likestilling, kommunikasjon og trafikksikkerhet, forurensning, kommunikasjon og havner og farvann. Formannskapet er også kontrollutvalg i henhold til alkoholloven §1-9. Formannskapet er høringsinstans i forhold til regionale og sentrale myndigheter. Formannskapet skal så lang det er mulig søke å få samordnet høringsuttalelser med nabokommunene, for eksempel gjennom Helgeland interkommunalt politisk råd. I tillegg skal formannskapet på eget initiativ ta opp saker som er av viktighet for kommunen. 3. HASTEKOMPETANSE Formannskapet gis myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort i annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette, KL §11-8. Vedtak som er truffet med hjemmel i KL§11-8 skal legges fram i det neste møte i det organet som skulle ha avgjort saken. 4. FORMANNSKAPETS MØTER Rådmannen skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organ, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak, KL §13-1 tredje ledd. Ordfører setter opp saksliste for hvert møte. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av medlemmene krever det, KL §11-3 første ledd. Slike saker må meldes til ordfører 16 dager før møtedagen. Ordfører kaller inn til møter i formannskapet. I ordførerens fravær kaller varaordfører inn til møte. Møter i formannskapet avholdes i henhold til vedtatt møteplan, eller når ordfører mener det er nødvendig eller minst 1/3 av medlemmene krever det, KL §11-2 andre ledd. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møte, hvilke saker som skal behandles og hvor saksdokumentene er lagt ut. Ordføreren leder møtene i formannskapet. Ved forfall ledes møtet av varaordfører. Ved forfall fra begge, velges særskilt møteleder ved flertallsvalg, KL §11-2 tredje ledd. Formannskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende, KL §11-9. Medlemmene innkalles elektronisk sju dager før møtet. Saksdokumentene publiseres på kommunens hjemmeside; www.leirfjord.kommune.no. Dette gjelder ikke dokumenter som er unntatt offentlighet med hjemmel i lov. 5. MØTEOFFENTLIGHET OG LYD- OG BILDEOPPTAK Alle har rett til å være til stede i møter. Formannskapet skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt og dersom det skal behandles en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Formannskapet skal også vedta å lukke et møte når hensyn til personvern krever det, eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det, KL §11-5. Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møtelederen gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, KL §11-6. 6. FJERNMØTE Formannskapet kan avholde fjernmøte, KL §11-7. Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter. Et møte som skal lukkes etter KL §11-5 andre og tredje ledd, kan ikke holdes som fjernmøte. Fjernmøte innkalles av ordfører. Saken skal utsettes til ordinært møte kan holdes, dersom 1/3 av organets medlemmer krever det, jfr. §2 i forskrift om fjernmøter. 7. ÅPNING AV MØTE Til den tid møtet er berammet, roper møteleder opp medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessige minste antall til stede, erklærer han møtet for satt. Fra det tidspunkt og til møtets slutt, kan ikke noen medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møteleder og få slikt samtykke. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet må alltid melde seg for møteleder før de tar sete i forsamlingen. Deretter godkjennes innkalling og saksliste. Formannskapet velger to medlemmer i tillegg til ordfører/møteleder, som skal godkjenne møteboken. 8. FORFALL OG VARAMEDLEMMER En representant, eller en innkalt vararepresentant, som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall, skal uten opphold melde dette til formannskapssekretæren/sekretariatet og si fra om forfallsgrunnen, KL §8-1. Gyldig fravær foreligger hvis sykdom eller andre hindringer gjør det umulig eller uforholdsmessig vanskelig å møte. Formannskapssekretæren kaller straks inn vararepresentant, KL §7-10. Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerordenen de er valgt. Dette betyr også at dersom et fast medlem eller et varamedlem som er høyere på listen er til stede, så skal denne ta plass i forsamlingen. Formannskapssekretæren innkaller også vararepresentant når det er kjent at noen må fratre som ugild i sak som skal behandles i møtet. Må noen på grunn av gyldig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder representanten straks fra til møtelederen. 9. DELTAKELSE FRA KOMMUNALE TJENESTEMENN Rådmannen har møte- og talerett. Rådmannen kan la en av sine underordnede utøve denne retten på sine vegne, KL §13-1. Andre tjenestemenn kan møte når rådmannen kaller dem inn. Formannskapssekretæren deltar i møtene og fører møtebok. 10. HABILITET Det er det folkevalgte organet selv som skal ta stilling til de enkelte medlemmenes habilitet, FVL§ 8 andre og tredje ledd. En representant har plikt til å varsle selv hvis han mener det kan stilles spørsmål ved hans habilitet. Også andre medlemmer kan melde fra om mulig inhabilitet. Slik melding bør gis så tidlig som mulig, i den hensikt at formannskapssekretær i samråd med ordfører skal ha mulighet til å innkalle varamedlem. Under behandling av habilitetsspørsmålet, skal vedkommende fratre. Hvis det stilles spørsmål i forhold til flere medlemmers habilitet, skal samtlige fratre under behandling av habilitetsspørsmålene. Om habilitet gjelder videre reglene i FVL kap. II, med følgende særregler i KL §11-10: «En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabil til senere å behandle den samme saken i et folkevalgt organ i kommunen. Første punktum gjelder ikke når årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan behandles i et folkevalgt organ. Når en klage skal behandles etter forvaltningsloven § 28 andre ledd, er en folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtaket, inhabil til å delta i klageinstansens behandling av vedtaket, eller i forberedelsen av saken for klageinstansen. En folkevalgt er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv». En folkevalgt kan søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak hvis personlige grunner tilsier fritak. Formannskapet avgjør selv om han eller hun skal fritas, KL §11-11. Når en representant er inhabil ved behandlingen av en sak tar vedkommende plass på tilhørerbenken og forblir der til saken er sluttbehandlet, dersom saken er åpen. Er saken lukket må representanten forlate salen til saken er sluttbehandlet. 11. UTVIDET INNSYNSRETT Formannskapet har, med de begrensningene som følger av KL §11-13, rett til innsyn i saksdokumenter som omhandler de delene av kommunens virksomhet som ligger innenfor formannskapets virkeområde. 12. TAUSHETSPLIKT Formannskapets medlemmer plikter å bevare taushet om opplysninger som etter lov er taushetsbelagt. 13. BEHANDLING AV SAKENE Sakene på sakslisten behandles i den rekkefølge de er satt opp, med mindre formannskapet vedtar å endre på rekkefølgen. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller formannskapet vedtar å utsette forhandlingen om den. Møtet kan likevel ta pauser for å avholde gruppemøter o.l. Dette gjelder ikke etter at en sak er tatt opp til votering. Formannskapet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte sakslisten, KL §11-3 fjerde ledd. Formannskapet kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg det. På tilsvarende måte kan formannskapet fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det, KL §11-3 femte ledd. 14. MØTELEDERS REDEGJØRELSE FOR SAKEN OG TALERNES REKKEFØLGE Møteleder leser opp saksnummer og tittel, samt innstilling i saken. Er det etter at saken ble sendt ut kommet inn nye opplysninger som ikke er gjengitt i saken opplyses om dette. Ordføreren kan redegjøre ytterligere for saken dersom han finner det påkrevd. Ordføreren spør så om noen vil ha ordet til saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig bestemmer ordføreren rekkefølgen mellom dem. 15. ORDSKIFTE Taleren skal holde seg til saken og møteleder skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Upassende eller fornærmende adferd eller tale er ikke tillatt. Dersom noen overtrer disse bestemmelsene skal ordfører påtale dette. Retter vedkommende seg ikke etter reglementet kan ordføreren ta fra ham ordet eller ved avstemming kan forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra møtet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette direkte misforståelser fra talerens side. Vil ordføreren delta i ordskiftet skal han overlate ledelsen av møtet til varaordfører. Dersom ordføreren finner saken utdebattert, mens der ennå er inntegnet talere, kan han foreslå begrensning av debatten. Dette skjer ved forslag om at det settes strek og/eller at de senere inntegnede talere bare tilstås begrenset taletid. Når strek er satt, gis ikke adgang til å sette frem flere forslag. Ordføreren kan tillate korte innlegg/replikker i forbindelse med siste talers innlegg for å rette på misforståelser, framlegge nye opplysninger, spørsmål eller svar på direkte spørsmål. Det tillates ikke replikker når strek er satt. 16. FORSLAG Forslag kan ikke settes fram av andre enn formannskapets medlemmer, med mindre særlig lovbestemmelse gir andre rett til å fremme forslag. Forslag skal leveres skriftlig og fortrinnsvis sendes elektronisk til sekretariatet, med mindre møtelederen godkjenner noe annet. Forslag skal underskrives av forslagsstiller. Ved enkeltvedtak i henhold til FVL §§24 og 25, skal forslag begrunnes. Før votering skal forslaget refereres av møteleder. 17. AVSTEMNING Når ordskiftet er ferdig, sier møteleder fra at saken tas opp til avstemning. Medlemmer som er til stede når en sak tas opp til avstemning, plikter å stemme. Ved valg og vedtak om ansettelse er det adgang til å stemme blankt, KL §8-1. Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av kommuneloven. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt, KL §11-9 andre ledd. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmeavgivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet. 18. PRØVEAVSTEMNING Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta å holde prøveavstemning som ikke er bindende. 19. AVSTEMNINGSMÅTER Avstemning foregår på en av følgende måter:
- ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det
- ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er imot et forslag om å reise seg eller rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller et medlem krever det holdes kontraprøve
- skriftlig votering ved valg og tilsettinger dersom ett eller flere medlemmer krever det
20. MØTEBOK Rådmannen sørger for at det blir ført møtebok, KL §11-4. Møteboken skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, hvem som møtte og hvem som var fraværende, hvilke saker som ble behandlet, hvilke vedtak som ble truffet og avstemningsresultat. Dersom det blir reist spørsmål om habilitet, skal også lovhjemmel, behandling og resultat av habilitetsvurderingen føres under den enkelte sak. Trer noen fra eller til under forhandlingene, føres dette inn slik at en av møteboka, sammenholdt med representantfortegnelsen, ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Møteboken godkjennes av ordføreren i tillegg til to valgte medlemmer. Med unntak av deler som er unntatt offentlighet, gjøres møteboka tilgjengelig når møtet er slutt og protokollen er godkjent. Eventuelle innsigelser til protokollen må meldes møteleder snarest, og senest i neste møte. Krav om protokolltilførsel må fremmes skriftlig innen møtets slutt. 21. ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN Ordføreren skal sørge for å opprettholde ro og orden i møtesalen og området rundt. Ordfører skal også se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Hvis publikum ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene, eller opptrer på en måte som strider mot god orden, kan ordføreren vise ut vedkommende. 22. FORHOLD TIL ANDRE LOVER OG FORSKRIFTER Dette reglementet gjelder bare i det omfang det ikke kommer i konflikt med lov eller forskrift. |