|
Posttjenesten Inngående post - Dokumentsenteret har ansvar for mottak av all inngående post (papirbasert og elektronisk). Post som skal journalføres i sak/arkivsystemet journalføres i enheten. Post som skal journalføres i klientsystemer oversendes aktuell sektor. Dokumentsenteret fordeler aviser, tidsskrifter og annet som ikke skal journalføres til aktuell enhet/sektor. Utgående post - Saksbehandler er selv ansvarlig for klargjøring av utgående brev. Dokumentsenteret er ansvarlig for utsendelse og frankering av utgående brev. Kristiansand kommune har tatt i bruk elektronisk utsending av dokumenter i den godkjente løsningen SvarUT fra KS. Saksdokumenter sendes av saksbehandler fra sak/arkivsystemets ekspederingsmodul og mottakere mottar melding på sms. Dokumentet kan deretter leses i AltInn. Det er i første omgang Kemneren i Kristiansandsregionen som har tatt i bruk løsningen. Andre saksfelt vil suksessivt kobles på. Postrutiner for fysisk utsendelse framgår i Rutinehåndbok for arkivarer - se eventuelt kommunens rutiner og regler | Rutinehåndbøker Rutiner for elektronisk utsendelse framgår av brukerveiledning for sak/arkivsystemet. Arkivtjenesten De arkivtilsatte ved Dokumentsenteret og de desentraliserte tjenestene har alle som hovedoppgave å journalføre kommunens saksdokumenter, gjøre dem tilgjengelig for saksbehandler og bevare dem for ettertiden som kommunens arkiver. Dette iht arkivlovens formålsparagraf. De daglige oppgavene i arkivtjenesten skal samtidig sikre at både personvernet og innsynsmulighetene som er regulert i offentleglova kapittel 2 blir ivaretatt. Oppgaver for arkivtjenestene
- journalføre inngående dokumenter og sørge for at saksbehandler raskt mottar dem elektronisk eller i papirform
- kvalitetssikre og journalføre notater og utgående dokumenter som saksbehandler har produsert i sak/arkivsystemet eller i fagsystemene
- kontrollere intern tilgangstyring og unntak fra offentlighet i alle journalførte dokumenter samt publisere offentlig journal for saksfelt som går i sak/arkivsystemet.
- behandle innsynsbegjæringer fra den offentlige journalen i samarbeid med aktuell saksbehandler
- sørge for gode brukerveiledninger og opplæring av saksbehandlere i korrekt bruk av sak/arkivsystemer samt fagsystemer
- påse at interne rutiner og regler for saksbehandlingen blir fulgt slik at kommunens saker blir fullstendige og korrekt dokumentert
- bidra til systematikk og sammenheng i arkivene ved å følge emneprinsipper i kommunens k-koder og lokale registreringsrutiner
- bidra til at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og arkivnøkler og informasjonsbærere.
Oppgavene for ikt-arkivarer og arkivarer som jobber med papirarkiver er bare delvis sammenfallende. For ikt-arkivarene ved Dokumentsenteret er det mye controller-funksjoner i forhold til opplysningene i systemene og oppgaver innen brukerstøtte og veiledning av saksbehandlere. Arkivarer med papirarkiver har andre oppgaver i forhold til kopibøker, utskrift av journaler, korrekt arkivering mm. Oppgavelista er ikke utfyllende |