|
Iht arkivforskriftens § 2-1 skal arkivtjenesten i offentlige virksomheter som hovedregel være sentralisert i en enhet med en daglig leder. Arkivtjenesten skal være underlagt sektoren som har ansvar for virksomhetens fellessaker. Kommunen sentraliserte arkivtjenesten i 2007 ved etablering av Dokumentsenteret. Det ble tilsatt enhetsleder og tilsatte fra sektorenes arkivtjenester i stabene ble overført enheten. Dokumentsenteret inngår i Organisasjonssektoren og rapporterer til organisasjonsdirektøren. Fra 2007 har kommunen hatt fullelektronisk arkiv for alle saksfelt som håndteres i sak/arkivsystemet Public 360. Målet med overgangen har vært å møte den digitale utviklingen med krav om elektronisk tilgjengelige saksdokumenter både i selve saksbehandlingen og ved utsendelse av digitalt godkjente brev i godkjente systemer. Det var også viktig for kommunen å stanse tilveksten av papirarkiver. Arkivtjenestene i helse- og sosialsektoren og oppvekstsektoren ble ikke omfattet av sentraliseringen i 2007. Arkivsystemene deres for personsaker (bl.a barnevern, pleie- og omsorg, helsestasjoner og PP-tjeneste)var ikke var godkjente for fullelektronisk arkiv. Oppgavene i forhold til journalføring og arkivering i papirarkiv i tilknytning til disse systemene håndteres pr 2015 fortsatt av desentraliserte arkivtjenester. I løpet av 2014 har det kommet godkjente løsninger for flere av de nevnte arkivsystemene for personsaker. Arbeidet med oppgradering av systemene er startet slik at også disse saksfeltene får godkjente fullelektroniske arkiver. Dette tilrettelegger i tillegg for sentralisering av også disse arkivtjenestene. I tillegg til ansvaret for kommunens arkiver så leverer Dokumentsenteret elektroniske arkivtjenester til flere selskaper der kommunen er eier eller deleier
- Kristiansand kommunale pensjonskasse
- Kristiansand boligselskap KF
- Kristiansandsregionen brann- og redningstjeneste IKS
- Kristiansand Parkeringsselskap KF (f.o.m 01.06.15)
Kristiansand havn KF har arkivet sitt i kommunens sak/arkivsystem, men har egen arkivtjeneste. |