|
Periodiseringen har som formål å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv. Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Tradisjonelt foregikk periodisering hvert 4. år for følgende serier: møtebøker, kopibøker, postjournal og saksarkiv. Arkivperioden samsvarer i hovedsak med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte fylkestinget har trådt i funksjon. Alle arkivskapere skal følge denne periodiseringen. I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, f.eks. ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og skifte av arkivnøkkel. I nyere tid er det ikke blitt foretatt periodisering hvert 4. år. Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Her må det utarbeides egne periodiseringsregler som kan skille ut objekter som ikke lenger er aktive og som kan settes bort. Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie. |