|
Fylkeskommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Fylkeskommunen har lagt depotoppgaven til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA). Fylkeskommunen er medeier i IKAVA. Ordningen innebærer at fylkeskommunen fortsatt har eiendomsretten til det avleverte materialet. Depotordningen reguleres av en egen avtale mellom fylkeskommunen og IKAVA. IKAVA skal arbeide for at verdifullt arkivmateriale fra eierne blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle forhold. IKAVA skal som arkivdepot i samråd med fylkeskommunen utføre følgende oppgaver:
- ordning og katalogisering av fylkeskommunens eldre arkiver
- arkivfaglig opplæring av ansatte i fylkeskommunen
- mottak av sensitive personregistre som har gått ut av aktiv bruk
- veiledning innen arkivdanning etter gjeldende lovverk, og utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres i følge forskrifter til arkivloven
- råd og veiledning med sikte på at arkivrom er i forskriftsmessig stand
- behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver
For mer informasjon, se også eget punkt om arkivdepot i arkivplanen, eller IKAVAs hjemmeside. |