|
Ved utlysning av anbud, leverer prosjektleder eller den ansvarlige kopi av annonse til arkivtjenesten og kundetorg. Dette gjøres for å sikre seg at alle som mottar tilbudsdokumenter er oppmerksom på aktivitet rundt dette. Tilbudsdokumentene som kommer inn med bud, leveres i skranken på servicekontoret. Ansvarlig i skranken skriver dato og klokkeslett for innlevering og singerer for mottaket på konvolutten. Servicekontoret skal ha liggende en instruks for mottak av tilbudsdokumenter. Tilbudsdokumenter som kommer som brev, skal behandles som hastesak. Dato, klokkeslett og signatur skal påføres konvolutten umiddelbart ved mottak. Konvolutten skal legges uåpnet i egen posthylle. Åpning foretas på det tidspunkt angitt i konkurransegrunnlaget. Hvis ikke annet er satt i grunnlaget, er åpning internt. Det vil si at kun representanter (minimum to) fra Byggforvaltninga er tilstede. Disse to signerer også protokollen. Protokollen inneholder, i tillegg til navn på prosjektet, angivelse av entreprise og tilbudssum. Tilbudene nummereres fortløpende og etter åpning foretas en grundig gjennomgåelse som blant annet innbefatter kontrollregning av summene. Tilbudene rangeres etter på forhånd oppsatte kriterier og legges fram for behandling. |