| Spesialarkivene samler saker om spesielle saksområder, som blir skilt ut fra saksarkivet når ett av tre vilkår er til stede:
- Sakene har en lengre aktivperiode enn det som er vanlig
- Sakene krever spesielt trygg oppbevaring
- Når mengden av disse sakene er blitt så stor at det er upraktisk å oppbevare dem i saksarkivet
Opprettelse av nye spesialarkiver skal godkjennes av sektorarkivar. Spesialarkiver er sortert etter objektkode (feks. fødselsdato, navn gnr/bnr, plannr. osv.) Følgende saksområder skal arkiveres i spesialarkiv:
- Personalsaker med varig virkning for ansettelse-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiveres i sentralt personarkiv. Saker som dokumenterer forhold som bare har kortvarig virkning (f.eks permisjoner, kursdeltakelse o.l.) skal arkiveres i saksarkiv eller i lokalt personalarkiv der dette finnes.
- Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner skal arkiveres som egne serier. Dette gjelder bla. elev-, pasient- og klientarkiv.
- Hjemmelsdokumenter for kommunale eiendommer, avtale- og garantidokumenter som forplikter kommunen og pantobligasjoner for etablerings- og utbedringslån, skal ordnes som egne serier. Korrespondansen om slike saker skal legges i saksarkivet.
- Saker som gjelder konkrete eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gårds- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, saker etter jord- og odelsloven og andre landbrukssaker.
- Saker om utbygging og drift av tekniske anlegg skal ordnes som egne serier.
Rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt og kommunale avgifter skal dokumenteres i kommunens regnskap. Saker om nedsettelse og ettergivelse av skatt og avgifter, og tvangssaker i sammenheng med inndriving av disse, skal arkiveres i saksarkiv.
|