| Dokumentene i en sak skal arkiveres samlet og legges enten i saksarkiv eller spesialarkiv.
- En vanlig saksmappe inneholder dokumentene som hører til en sak. Slike mapper fins hovedsakelig i sakarkivet og skal være ordnet etter k-kode og merket med saksnummer og sakstittel. I WebSak Fokus blir disse sakene identifisert med arkivsaksnummer.
- En dossiermappe samler flere dokumenter om det samme objektet (eiendommer, personer) og dokumenterer et forhold som strekker seg over tid(eiendomsforhold, ansettelsesforhold). Slike mapper fins særlig i spesialarkiv, men kan også finnes i saksarkivet. I Websak Fokus blir slike mapper identifisert ved hjelp av objektkode.
- Et prosjekt er et overordnet nivå som samler flere vanlige saker. Dokumentasjon er knyttet til gjennomføring av et arbeid og kan være ordnet som flere vanlige saksmapper - slik at prosjektet bare fins som en logisk struktur i Websak Fokus, eller samlet til et fysisk prosjektarkiv.
De prinsipper som benyttes for ordning og oppstilling i aktivt arkiv, skal som hovedregel benyttes på det samme materiale gjennom hele dets livssyklus, dvs. bortsettingsarkiv og senere i depot.
|