|
Saksbehandlere i kommunen har et viktig medansvar for at arkivet fungerer som oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlere er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokumenter som ihht. Offentlighetsloven § 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. Dokumentene i en sak skal holdes samlet og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak/arkivsystemet. Saksbehandlere skal derfor:
- Kontrollere at mottatte brev er journalført med riktig arkivbetegnelse og saksbehandler
- Det skal ikke startes saksbehandling på brev som ikke er journalført
- Ha ansvar for at gradert post er påført riktig lovhjemmel
- Ha ansvar for at brev og e-post som kommer direkte til saksbehandler blir journalført
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem
- Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper
- Gi beskjed til enehetsleder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
- Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet, blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre, uten at dette blir registrert i arkivet.
- Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - eks. forfallskontroll.
I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen, og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.
|