|
Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlig i Grue kommune. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre enheter/etater kun er ansvarlig for de seriearkiv (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg der. Administrativ plassering
- Arkivansvarlig i sentraladministrasjonen er administrativt underlagt rådmannen
- Arkivansvarlig i ytre enhet/etat er administrativt underlagt leder i sin enhet
- Arkivmedarbeiderne i Servicetorget er underlagt Enhetsleder for Servicetorg- og kultur og skal rapportere til henne
Ansvar
- Arkivansvarlig har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
- Arkivansvarlig skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
- Arkivansvarlige på Servicetorget har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enhetene videre til arkivleder.
Arbeidsoppgaver
- Arkivmedarbeiderne i enheten skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- Arkivmedarbeiderne skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- Arkivmedarbeiderne skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- Arkivmedarbeiderne skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
- Arkivmedarbeiderne er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
- Arkivmedarbeiderne skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- Arkivmedarbeiderne skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
- Arkivmedarbeiderne skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
- Arkivmedarbeiderne plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver.
|
|