Glemt Passord?

Registreringsregler for saks- og journalposttitler

Registrering i ePhorte

Generelle registreringsrutiner

  • Det skal aldri brukes komma eller punktum i saks-/journalpost- eller dokumenttitler.
  • Titler skal ikke skrives med STORE BOKSTAVER.
  • Ord skal ikke forkortes i titler.
  • Gårds- og bruksnummer skrives gbnr 0/0/0 (gårdsnr./bruksnr./festenr.)
  • Formålet skal beskrives først i dokumentets tittel. F.eks Uttalelse - søknad om tillatelse til............

Bestemte type saker

Arkivpersonale, ledere og saksbehandlere som oppretter saker og journalposter skal forholde seg til følgende registreringsregler når det gjelder nedenforstående bestemte type saker.

 

 Saker

 Sakstittel/JP

 Saksomgrep

 Prosjekt

 Arkivdel

 Klassering1

 Klassering2

 T.gruppe

 T.kode

Avløsertilskudd sykdom

SAK: Avløsertilskudd sykdom - årstall - søker (Org. sendes saksbehandler etter skanning som returnerer kopi av beh. dok. til ny utgående skanning)

I-JP: Søknad om avløsertilskudd sykdom - periode (fra - til)

U-JP: Søknad om avløsertilskudd sykdom - etternavn fornavn

Samlesak pr år - pr søker

  

Emne

V14

    

U.off + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Høringer

SAK: Høring + tittel
(forside m/lenke scannes inn)
Journalføres og registeres som referatsak for fagutvalg og/eller formannsskap.

Enkeltsak

  

Emne

  

&13

    

Klage avløsertilskudd

SAK/I-JP: Klage - Avløsertilskudd -sykdom/ferie og fritid - søker

Enkeltsak

  

Emne

V14

&02

  

U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Søknad om støtte fra Innovasjon Norge (lånesøknad som følger søknaden legges på samme sak, samt fjøstegninger, kostnadsoverslag, innvilgelsesbrev, saldokort, utbetalingsanmodning, ferdiggodkjenning m.m.)

 SAK: Søknad om støtte fra Innovasjon Norge - formål -
 gbnr - søker

I-JP: Søknad som sakstittel / ihht innholdstekst (saldokort, kostnadsoverslag etc.) - referansenr - søker

Enkeltsak

  

GBNR

GBNR - adresse

V12

  

U.off. vurderes + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Produksjonstilskudd - samleliste/søknader (*), korrigeringer og kontroll

SAK: Produksjonstilskudd - omgang (vinter/sommer -år) - søkerliste, korrigeringer og kontroll

Samlesak pr søknadsomgang

  

Emne

V13

      

Klage produksjonstilskud/manuell utbetaling

SAK/I-JP: Klage - produksjonstilskudd - omgang - søker

Enkeltsak

  

Emne

V13

    

U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger

SMIL-midler (spesielle miljøtiltak i jordbruket)

 SAK: SMIL-midler - formål -
 gbnr - søker

I-JP: Benevnes ihht dok. innholdstekst

Enkeltsak

  

GBNR

GBNR

K21

    

Miljøtilskudd i jordbruket (RMP)

SAK: RMP - miljøtilskudd til jordbruket - søknadsfrist (dato) - søkerliste, avslag

JP: Benevnes ihht dok. innholdstekst

Samlesak pr år

  

Emne

V10

    

U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Miljøtilskudd i jordbruket (RMP) - kontroll

SAK: Miljøtilskudd (RMP) - årstall - kontroll

I-JP: Kontroll miljøtilskudd - årstall - søker

U-JP: Uført kontroll - miljøtilskudd -årstall - søker

Samlesak pr år

  

Emne

V10

    

U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Forpaktningsavtale

SAK/I-JP: Forpaktningskontrakt - gbnr - parter

Enkeltsak

  

GBNR

GBNR

V65

    

Viltfond

Kommunalt viltfond - formål - søker

Enkeltsak

  

Emne

243

K40

    

Tidligpensjon

SAK: Søknad om tidligpensjon i jordbruket - søker

I-JP: Søknad om tidligpensjon i jordbruket - søker

Enkeltsak

  

Emne

V14

    

U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Autorisasjon plantevernmidler

SAK: Autorisasjon i plantevern - år

Samlesak

  

Emne

V36

      

Avlingssvikt

SAK: Erstatning for avlingssvikt - årstall

I-JP: Søknad om erstatning for avlingssvikt

Samlesak pr. år

  

Emne

V15

    

U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger

5-årig gjødselplan

SAK: 5-årig gjødselplan

I-JP: Søknad om 5-årig gjødselplan - gbnr - søker

Enkeltsak

  

GBNR

GBNR

V32

    

Spredning av husdyrgjødsel (gjelder dispensasjoner og ulovlig spredning)

SAK: Spredning av husdyrgjødsel - årstall

I-JP: Spredning av husdyrgjødsel - etternavn fornavn

Enkeltsak

  

GBNR

GBNR

V33

  

U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Samdrift

Sak: Etablering av samdrift i melkeproduksjon

I-JP: Søknad om etablering av samdrift - navn samdrift

Samlesak

  

Emne

V00

      

Søknad om bygging av landbruksveg

Sak: Søknad om bygging av landbruksveg - navn på vegen - gbnr - søker. Samme på JP

Enkeltsak

  

Gbnr

V83

Papirene sendes saksbehandler etter registrering

    

Søknad om tilskudd til vegbygging

Sak: Søknad om tilskudd til vegbygging - vegnavn - søker. Samme på JP

Enkeltsak

  

V83

Gbnr

Papirene sendes saksbehandler etter registrering

    

Reguleringsplaner

1648_(planID)_Rp_(navn på sted/område)

Enkeltsak

  

Emne

L12

      

Tomtesalg/kjøp (m/skjøte og kjøpekontrakt)

Tomtesalg/kjøp - eiendom - kjøpers navn

Enkeltsak

  

Emne

L83

Underskrevet kjøpekontrakt og tinglyst skjøte skannes

    

Målebrev

Målebrev - gnr/bnr

Lagt på delingssaken

  

Gbnr

L33

Tinglyst målebrev skannes. Orginal sendes saksbehandler.

    

 Kommunale boliger
 

 (søknader/kontrakter/oppsigelser)
 

Kommunale boliger - søknader/kontrakter/oppsigelser - år

Samlesak pr år

  

Emne

613

    

U - skjerming taushetsbelagte opplysninger

Kommunale boliger - klager

Kommunale boliger - klage - år

Samlesak pr år

  

Emne

613

    

U - skjerming taushetsbelagte opplysninger

Personalmapper (*)

Emne (det saken gjelder) - Fornavn Etternavn

En sak pr tema

  

PERSONAL

 Personnr (11 siffer)
 

 11111111111
 

K-kode

Virksomhetsleder er saksansvarlig og pers.avd. får tilgang på sak/JP

P + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Disiplinærsaker

Emne (det saken gjelder) - Fornavn Etternavn

En sak pr hendelse

  

EMNE

  

K-kode

Fører saken til sanksjoner skal saken legges over på Personalarkivet

P + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Elevmapper (*)

Emne (det saken gjelder) - Fornavn Etternavn

En sak pr tema

  

ELEV

 Personnr (11 siffer)
 

 11111111111
 

K-kode

Virksomhetsleder er saksansvarlig

E + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Barnehagemapper(*)

Emne (det saken gjelder) - navn barnehage - Fornavn Etternavn

En sak pr tema

  

BARN

 Personnr (11 siffer)
 

 11111111111
 

K-kode

Virksomhetsleder er saksansvarlig

E + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Startlån

Søknad om startlån - navn søker

Enkeltsak

  

Emne

252

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Avtaler/kontrakter

Avtale om ........ - avtaleparter - settes som merknad på hver enkelt JP

Egen JP i tilhørende sak (legges også inn i egen liste -oversikt over avtaler)

  

Emne

Klassering etter sakens innhold

 OBS! (Oppbevares på papir i eget arkiv/perm - merkes med egen merkelapp)

 NB! Avtalene avleveres  kun elektronisk v/avlevering til depot

???

Næringsfond/

Konsesjonsfond

Næringsfond/ Konsesjonsfond - søknad om støtte til (formål) -søker

Enkeltsak

  

Emne

242

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Konsesjon

Søknad om konsesjon - gbnr - fornavn etternavn

Enkeltsak

  

GBNR

Komm.nr/gnr/bnr - navn eier

V62

    

Tilsetting (ledig stilling)

SAK: Type (fast/vikar m.m.) - størrelse stillingstittel - arbeidssted

Enkeltsak/En sak flere stillinger

  

Emne

410

  

Definer tilg.grupper: pers.avd. samt aktuelle virksomhetsledere

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Budsjett (*)

SAK: Handlingsprogram med økonomiplan (år) - (år) med årsbudsjett (år)

 Samlesak pr år (en samlesak for alle virksomheter)
 samt vedtatte dokumenter: Tittel: Vedtatt Handlingsprog...

  

Emne

150

  

Definer tilg.gruppe: saksansvarlig samt virksomhetsledere/ seksjonsledere (budsjettansvarlige)

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger (inntil ???)

Årsmelding og årsberetning (*)

SAK: Årsmelding og årsberetning - (årstall)

 Samlesak pr år (en samlesak for alle virksomheter), inkl behandling både årsmelding og -beretning samt vedtatte dokumenter: Tittel: Vedtatt Års...
 

  

Emne

100

  

Definer tilg.gruppe: saksansvarlig samt virksomhetsledere/ seksjonsledere (ansvarlige årsrapp)

  

Barnehagesøknad

Barnehagesøknader - årstall/bh.år

Samlesak pr år

  

Emne

A11

&60

Definer tilg.gruppe: saksbehandler, ledere barnehage og oppvekstkoordinator

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

SFO søknad/kontrakter/oppsigelser

SFO-søknad - skole - årstall/skoleår

Samlesak pr år

  

Emne

A22

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Kulturskole søknad/kontrakter/oppsigelser

Kulturskolesøknad - årstall/skoleår

Samlesak pr år

  

Emne

A30

      

Utleie skolebygg

Leie av rom - skole

Samlesak pr skoleår

  

Emne

614

      

GSI

Innsamling GSI data - skoleår - skole

Samlesak pr skoleår

  

Emne

A20

&31

    

Klasselister

Klasselister - skoleår - skole

Samlesak pr skoleår

  

Emne

B16

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Klasselister - innskriving

Innskriving 1. klasse - skoleår - skole

Samlesak pr skoleår

  

Emne

B16

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Foreldrerådet

Foreldrerådet - skoleår - skole

Samlesak pr skoleår

  

Emne

B41

      

Nasjonale prøver

Nasjonale prøver - skoleår - skole

Samlesak pr skoleår

  

Emne

B60

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Standpunktkarakterer

Standpunktkarakterer - skoleår - skole

Samlesak pr skoleår

  

Emne

B64

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Standpunktkarakterer klager

Klage på standpunktkarakter - fag - elevens navn (etternavn og fornavn)

Egen sak pr henvendelse/klage

  

ELEV

 Personnr (11 siffer)
 

 11111111111
 

B64

  

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Avgangsprøver - Eksamen

Avgangsprøver - skoleår - skole

Samlesak pr skoleår

  

Emne

B65

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Avgangsprøver - eksamen - klager

 Klage på avgangsprøve - fag - elevens navn (fornavn etternavn)

Enkeltsak

  

ELEV

 Personnr (11 siffer)
 

 11111111111
 

B65

  

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Trafikksikkerhetsskyss

Trafikksikkerhetsskyss - skoleår - skole

Enkeltsak

  

ELEV

11111111111

N06

  

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Refusjon for gjesteeelever

SAK: Refusjon gjesteeelev - skoleår - fornavn etternavn - født-dato

JP 1: Søknad om refusjonsgaranti - skoleår - fornavn etternavn - født-dato

JP 2: Refusjonskrav - skoleår - fornavn etternavn - født-dato

Enkeltsak

  

Emne

233/223

A05

Tertial: Fnr

  

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Refusjoner(generell)

Refusjon - emne - enhet/avd. - år

Samlesak pr år/enkeltsak

  

Emne

233

(fagkode enhet/avd.)

  

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

Tilskudd - inn/ut

Tilskudd - formål - årstall

En sak pr formål

  

Emne

233/223

      

Klager (generelt) (*)

Klage - tema (det saken gjelder) - etternavn fornavn

En sak pr klage

  

Emne

Tema

    

U + skjerming taushetsbelagte opplysninger

 

(*) = Merknad)

 * Produksjonstilskudd - søknader
Innkomne søknader stemples mottatt med dato og sendes saksbehandler. Registreres elektronisk i WESPA. Når det gjelder elektroniske søknader direkte i Wespa, skal det ved fristens utløp tas et filuttrekk som konverteres til godkjent filformat og legges innpå samlesak i ePhorte. Ved senere endringer/oppdateringer, tas nytt filuttrekk som behandles på samme måte. Saksbehandler/virksomhetsleder er ansvarlig for at filuttrekk blir gjort og oversendt arkivet for journalføring. Orginale skannede I-JP oppbevares i perm hos saksbehandler.
 

 * Bostøtte - søknader
 Kun en samleliste for hver søknadsomgang skal føres/skannes i ePhorte. Saksbehandler er ansvarlig for at samlelister blir tatt ut og oversendt arkivet for skanning/journalføring. Søknaderne for bostøtte føres i sin helhet i eget fagsystem av ansvarlig virksomhet/saksbehandler.
 

 * Personalsaker:
 Det skal opprettes en egen sak (naturlig avgrenset sak) pr tema (eks: arbeidsavtaler, utdanning, permisjoner, hms....) pr ansatt. Alle slike saker føres i egen arkivdel og skal ordnes på personnummer som er det primære ordningsprinsippet. Riktig K-kode (emne-kode) skal benyttes som sekundærkode.
 

Alle personalsaker og tilsettingssaker føres på virksomhetsleder som saksansvarlig eller den som er delegert oppgaven på enheten. Andre saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i saken og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken.

 * Elevsaker:
 Det skal opprettes en egen sak (naturlig avgrenset sak) pr tema pr elev (eks: spes.ped. forhold, flyttemeldinger, elevpermisjoner, disiplinærforhold, klage på karakterer, skader/ulykker og annet med betydning for den enkelte). Alle slike saker føres i egen arkivdel (ELEV) og skal ordnes på personnummer som er det primære ordningsprinsippet. Riktig K-kode (emne-kode) skal benyttes som sekundærkode.
 

Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper opprettes ved behov.

 * Barnehagesaker:
 Det skal opprettes en egen sak (naturlig avgrenset sak) pr tema pr barn (spes.ped. forhold og annet med betydning for den enkelte). Alle slike saker føres i egen arkivdel og skal ordnes på personnummer som er det primære ordningsprinsippet. Riktig K-kode (emne-kode) skal benyttes som sekundærkode.
 

Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper opprettes ved behov.

 * Budsjett:
 Det skal opprettes kun en sak pr år. Alle behandlinger i alle fagutvalg behandles i mappa.

Tittel: Handlingsprogram med økonomiplan (år) - (år) med årsbudsjett (år)

Alle saksbehandlere som berører saken skal ha skrivetilgang i denne og all behandling skal foregå i samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken.

HUSK: VEDTATT VERSJON SKAL LEGGES PÅ SAKEN!

 * Årsmelding og årsberetning:

Det skal opprettes kun en sak pr år. Tittel: Årsberetning og årsmelding (år).

Alle saksbehandlere som berører saken skal ha skrivetilgang i denne og all behandling skal foregå i samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken.

HUSK: VEDTATT VERSJON SKAL LEGGES PÅ SAKEN!

 * Behandling av skjema:
 Alle skjema m/vedlegg journalføres/skannes inn i ePhorte ved mottak. Når det gjelder skjema med påtegning av kommunen i etterkant, som skal videresendes for ekstern behandling, skal skjemaet etter påtegning journalføres/tas kopi av og returneres post/arkiv for skanning.
 

 * Klager (genelt)
Alle klagehenvendelser er en ny sak.

 Klager skal, uansett fagsystemtilhørighet (sosial, barnevern, helse&omsorg, lege, bostøtte, startlån etc..), føres i ePhorte.