Glemt Passord?

Rutine for saksbehandling

                                  

1                     Innledning

1.1 Generelt om post-/journal-/arkivrutinene i Lyngen kommune

Vi bruker Websak sak-/arkivsystem i Lyngen kommune. Brukerveiledninger for Websak ligger i Compilo under kap. 6 Lokalsamfunn/Administrative tjenester.

For ytterligere veiledning/opplæring - se informasjon på intranett.

Eldre saker som er journalført/behandlet finner du i historisk database – se egen brukerveiledning.

Alle saker og alle dokumenter i en sak skal registreres og være tilgjengelig i Websak. Vi har «papirløst arkiv», derfor vil det kun være det som lar seg dokumentere via Websak som er juridisk holdbart.

Unntak:

Legekontoret, omsorgstjenesten, barnevernet og sosialtjenesten:

har egne programmer og rutiner i rene pasient-, klient- og brukersaker.

 

Husbanksaker: journalføres i Websak, men saksbehandles i eget program.

OBS:

I alle andre typer saker enn pasient-, klient- og brukersaker skal også ovennevnte enheter/saksbehandlere bruke Websak og følge denne rutinen.

 

Saksbehandlingsreglene bakerst i denne brukerveiledningen skal imidlertid følges også i pasient-, klient- og brukersaker, men da tilpasset særlovgivningen.

All inngående post scannes inn av servicekontoret og blir kun tilgjengelig for saksbehandlerne via Websak.

Dersom en saksbehandler mottar e-post som vedrører en sak, må han/hun sørge for at denne journalføres (egen brukerveiledning).

Dersom en saksbehandler har et dokument i en sak som ikke ligger inne som en journalpost i en sak (eks. et kartutsnitt, inngående brev mv.), skal det journalføres av saksbehandler selv. 

Alle utgående brev må ferdigstilles. Dersom ikke det blir gjort, blir aldri brevet journalført (registrert som sendt). Dette vil gi problemer senere hvis kommunen må dokumentere varsel eller lignende, og brevet blir stående som en "halvferdig restanse" på den enkelte saksbehandler.

Utgående brev blir elektronisk godkjent i Websak og må ikke underskrives før utsendelse. Utgående brev skal i hovedsak sendes via SvarUt. Dette gjelder også dokumenter som skal signeres og returneres Lyngen kommune (arbeidsavtaler, kontrakter o.l.). Se egen rutine for eSignering.

Det skal IKKE sendes orienteringskopier i papirformat eller e-post til andre ansatte i kommunen som er tilknyttet Websak. Orienteringskopier skal sendes via det interne meldingssystemet i Websak (intern mottaker). Annen korrespondanse internt (tilknyttet sak) skal også skje via Websak, bruk X- eller N-notat (ikke via utgående brev eller e-post).

Vi praktiserer fullført saksbehandling i Lyngen kommune, dvs. at en sak som behandles etter f.eks. både plan- og bygningsloven og jordloven, skal behandles som èn sak (og gis kun ett saksnummer i Websak) og ha èn saksansvarlig. Men flere saksbehandlere kan gis full adgang til saken av sakseier eller arkivleder. Det er sakseier som melder i fra om hvem som skal ha tilgang til en sak.

1.2    Generelt om saksbehandlingen

All saksbehandling i Lyngen kommune skjer på vegne av rådmannen. All saksbehandling skal skje skriftlig. I de tilfeller hvor muntlig kontakt resulterer i en sak, en beslutning el.lign., skal det alltid skrives et notat som registreres i Websak i den aktuelle sak/mappe.

 

Det skal alltid være rådmannens innstilling som fremmes for politisk behandling.

Unntak: saker i som omhandler oppnevning av medlemmer i utvalg eller "større saker" der utvalgsleder eller ordfører har gitt beskjed om at han/hun ønsker å bruke innstillingsretten, se kommunens arbeids- og delegeringsreglement. Saker fra kontrollutvalget til kommunestyret legges fram med kontrollutvalgets innstilling.

Vi følger prinsippet for fullført saksbehandling. Det går i korthet ut på at saksbehandler lager en framstilling av saken som skal gjelde gjennom behandlingen i alle de folkevalgte organer som skal behandle saken. Alle sider av saken skal belyses og innstillingen utformes slik at den kan behandles i alle relevante organ uten endring/tilføyelser. F.eks. skal vi i innstillingen bruke ”Lyngen kommune vedtar ………” som standardformulering.

 

Når saken er endelig vedtatt, er det også saksbehandlers ansvar at vedtaket settes ut i livet og følges opp, bl.a. at saken ekspederes til de instanser/grupper som saken gjelder (uavhengig av om det er andre som utfører selve arbeidet). En sak er ikke ferdig før vedtaket er iverksatt.

 

Presedenssaker.

Enkelte saker er av prinsipiell karakter og kan skape presedens for lignende saker i ettertid. Det er mulighet for markering av slike saker i Websak og denne skal brukes. Avgjørelse om hva som er presedenssaker tas av rådmannen – evt. på initiativ fra saksbehandler. Møtesekretær registrerer presedensen i systemet.

 

Bruk Websak!

Alle våre dokumenter skal lages slik at vi kan få fram et produksjonsformat som det vil være enkelt å kopiere fra på et senere tidspunkt. Dette vil bidra til å lette utredningsarbeidet når vi skal sitere, lage nye dokumenter osv. Hent derfor fram en mal i Websak og jobb direkte i den. Hvis du har utarbeidet et dokument f.eks. i word på din egen pc, kan det enkelt hentes inn i den journalposten du skal opprette – og det skal gjøres. Arkivansvarlig har her en kontrollfunksjon. Bare unntaksvis skal det gis tillatelse til å skanne inn selvproduserte dokumenter (som f.eks. e-poster, avtaler med underskrifter o.l.).

 

Saker av betydning for andre saker.

Dersom en sak har betydning for andre saker, legg en "kryssreferanse" mellom sakene (se brukerveiledning)

Brukerveiledning:

 

2.     Rutine for saksbehandling av enkeltvedtak og vedtak (jfr. forvaltningsloven)

 

Reglene vil i hovedsak dreie seg om saker som skal forelegges politisk behandling (saksfremlegg). Utrednings- og opplysningsplikten gjelder imidlertid også når vedtak fattes administrativt, men kan likevel forenkles noe.

 

2.1    Formål

Disse reglene har til formål å sikre en betryggende, aktpågivende og korrekt saksbehandling som bidrar til at kommunen tar innholdsmessig riktige avgjørelser og at privatpersoners og private rettssubjekters rettssikkerhet ivaretas.

Reglene har også til formål å bidra positivt til kommunens omdømme.

 

2.2    Formelle grunnlag

Vår saksbehandling skal alltid ta høyde for å oppfylle kravene og bestemmelsene i:

 

 

2.3    Målgruppe

Reglene gjelder for alle ansatte i Lyngen kommune. Særlig aktsomhet må utvises av ansatte som legger til rette for vedtak som skal fattes og/eller selv er gitt beslutningsfullmakt.

 

2.4    Generelt

En stor del av de tjenestene kommunen yter er saksbehandling eller de bygger på en saksbehandling. Tjenester måles på kvalitet og kommunen måles ofte og i stor grad på kvaliteten av saksbehandlingen som gjøres, det være seg i hurtighet, korrekthet, juridisk og etisk forsvarlig.

Noen saker er en enkle og raske å få unna, andre er litt mer kompliserte og tidkrevende. I noen saker kan vi gjøre administrative vedtak i brevs form (delegert vedtak) – andre skal til politisk behandling.

Saksbehandlingen bør gjøres så enkel som mulig i enhver sammenheng. Dette betyr ikke at vi kan tilsidesette de rammer som lovverket og andre standarder gir.

Den store utfordringen for alle saksbehandlere er å finne ut av hvordan den enkelte sak kan og bør behandles for å få en så rask, forsvarlig og korrekt avgjørelse som mulig – og så gjøre det. Må saken ta litt tid, informèr de(n) det angår – og fortell hvorfor. En telefon eller et brev ekstra til den som venter på svar, gir folk innsikt og en følelse av å bli respektert. Det øker også sjansene for at vi oppnår forståelse for vårt arbeid og kommunens rennomè styrkes. (foreløpig svar – egen mal)

 

Etikk og habilitet

Ved siden av de lovbestemte rammene er våre etiske normer og verdier «plattformen» for vår yrkesutøvelse. Alle saksbehandlere må være seg bevisst egne personlige antipatier eller sympatier i forhold til en sak eller parter i en sak – og være klar over at slike ikke må få innvirkning på noen deler av saksframstillingen. Dette gjelder både for opplysninger som gis, vurderinger som gjøres og konklusjoner som trekkes. Vi skal opptre profesjonelt og i hht. god forvaltningsskikk, jfr. bl.a. kommunens etiske retningslinjer.

De fleste reglene om habilitet/inhabilitet fremkommer av fvl. og kl. Alle saksbehandlere plikter å sette seg inn i disse. Dersom vi er i tvil om egen habilitet, må vi ta forholdet opp med nærmeste overordnede. Den som er inhabil skal ikke ha noe med saken å gjøre. Er det snakk om å fatte en beslutning, vil inhabiliteten også ”smitte” til underordnede.

Vi skal overveie nøye hvorvidt vi er habil eller inhabil i en sak. Husk at inhabilitet kan få konsekvenser, ikke bare for saksbehandler. Inhabilitet kan føre til at et vedtak blir kjent ugyldig, noe som vil være høyst uheldig for den/de saken gjelder. Det vil også påføre kommunen tap. I beste fall ”bare” i tap av omdømme, i verste fall klekkelige erstatningssummer.

 

2.5    Saksbehandlingsprosessen

Her gis en prinsipiell oversikt over saksbehandlingsprosessen og en del viktige elementer som hører til. Lovhenvisningene er ikke uttømmende. Henvisninger til forvaltningsloven (fvl.) §§ 16 - 36 gjelder strengt tatt for "enkeltvedtak"(punkter merket E), se fvl. § 2 b, men kan i enkelte tilfeller også være fornuftig å bruke for "vedtak" (punkter merket V) (se fvl. § 2 a,). Punkter merket V/E gjelder for begge sakstyper.

Saksbehandling er alt som foregår fra en sak kommer inn og til endelig vedtak sendes ut/ekspederes – og saken kan avsluttes.

Saksbehandlingsprosessen foregår i 5 faser:

  • En sak kommer inn.
  • Behandling av saken internt.
  • Vedtak.
  • Etterarbeid.
  • Klage.

 

2.5.1   En sak påbegynnes

En sak tas opp som følge av at et brev eller en søknad kommer inn, av saksbehandlers eget initiativ, et tidligere vedtak skal tas opp til ny vurdering/behandling eller lignende.

 

a)

V/E:

Registrering/journalføring/fordeling til saksbehandler

 

 

 

b)

V/E:

Vurdering av offentlighet (unntak fra offentlighet kontra meroffentlighet osv., sjekk offl. og evt. aktuell særlov) servicekontoret i samråd med saksbehandler.

 

 

 

 

 

2.5.2   Forberedelse

Dette må hver enkelt saksbehandler, evt. sammen med servicekontoret eller overordnet, vurdere og/eller ta stilling til:

 

a)

V/E:

Er saksbehandler inhabil? Sjekk i fvl. kap. 2, kl. § 40 og evt. særlov. Hvis ja: ny saksbehandler utpekes av overordnet.

 

 

 

b)

V/E:

Er   det andre forhold som gjør at saksbehandlers nøytralitet kan trekkes i tvil, se etiske retningslinjer. Hvis ja: ny saksbehandler utpekes av overordnet.

 

 

 

c)

V/E:

Skal det treffes et vedtak eller enkeltvedtak? fvl. § 2.

 

 

 

d)

E:

Hvem er part i saken? fvl. § 16, jfr. § 2. Partsoffentlighet, innsyn i sakens dokumenter mv. før/etter vedtak. Fvl. §§ 18 og 19.

 

 

 

e)

V/E:

Hvilken lovgivning skal saken behandles etter? Her avklares hvilke lover   (kommuneloven og/eller hvilken særlov), forskrifter, regler i hht lov eller forskrift eller vedtekter saken skal behandles etter.

Dersom det er særlovssak, må avvik fra fvl. avklares. Dersom avvik, går særlovens bestemmelser foran.

 

 

 

f)

V/E:

Hvilket   organ har kompetanse (fullmakt) til å avgjøre saken. Kommunens arbeids-og delegeringsreglement, særlover mv.

 

 

 

g)

V/E:

Vurdering av saksbehandlingstid på bakgrunn av foranstående strekpunkter.

 

 

 

h)

V/E:

OBS!!!:  Over 3 uker før endelig vedtak kan fattes:

Send foreløpig svar til søkeren   eller den det gjelder med angivelse av grunn mv. til sen saksbehandling, fvl. § 11a.

 

 

 

i)

E:

Undersøk sakens faktiske forhold, innhent relevante opplysninger fvl. § 17. I den   grad det er behov for det, skal alle parter få anledning til å uttale seg/bringe til veie synspunkter og relevante opplysninger til saken, fvl. §§ 18 – 18d. og 19.

 

 

 

j)

E:

Forhåndsvarsel kan noen ganger være aktuelt.

OBS!!!: SKAL GJØRES dersom en part eller en med rettslig klageinteresse ikke har kjennskap til at et vedtak skal treffes! fvl. § 16

 

2.5.3   Utredningen

Enhver sak skal ha en skriftlig utforming på fastsatt formular/mal i ePhorte.

Mange formalia framkommer automatisk når opplysningsfeltene er riktig utfylt før dokumentmalen hentes fram.

Hvis vedtak fattes administrativt, brukes mal delegert vedtak. (Husk også her evt. å melde saken opp som delegert sak til det utvalget det er delegert fra. Se arbeids- og delegeringsreglementet kap. 0 § 8.)

Hvis vedtak skal fattes av politisk organ, brukes mal for saksfremlegg.

 

a)

V/E:

Påfør lovhjemmelen/-hjemlene for saken i eget felt.

 

 

 

b)

V/E:

Vedlegg: Husk at vedlegg skal begrenses mest mulig. Husk også å knytte  eventuelle vedlegg til saksframlegget og flett på nytt.

 

 

 

c)

V/E:

Saksopplysninger: Her er det kun saksopplysningersom skal komme frem, dvs. alle faktaopplysninger om saken som gir grunnlag for den vurderingen (og konklusjonen) som kommer senere.

Ikke bland inn egne vurderinger her.

Det er grunnleggende for en god saksfremstilling at det skilles klart mellom fakta/opplysninger og saksbehandlerens/rådmannens vurderinger. Under saksopplysninger skal vi derfor gi alle faktiske opplysninger.

Alle opplysninger skal være korrekte og pålitelige og ikke gis tvetydig formulering (jfr. bl.a. etiske retningslinjer pkt. 6).

Saksopplysninger vil være:

  • Kortfattet orientering om årsaken til at saken er reist (f.eks. søknad fra hvem/dato, sak fra annet organ, "internt" behov mv.)
  • Hva er kommunens befatning med/ansvar for saken, hvordan skal den behandles osv, henvise til lovverk, delegasjons‑ og/eller utvalgsreglement mv.
  • Utfyllende saksopplysninger; kortfattede sammendrag av evt. uttalelser, andre vedtak, tidligere praksis mv., evt. nødvendige lovsitater, henvisninger til økonomiplan/årsbudsjett.

Andres vurderinger er saksopplysning, egne vurderinger er det ikke !!!

 

Malen for saksfremlegg, under saksopplysninger, har disse underpunktene:

  •   Generelle opplysninger om saken
  •   Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak
  •   Økonomiske konsekvenser
  •   Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser
  •   Miljøkonsekvenser

Det skal gis opplysninger i alle disse underpunktene. Dersom man f.eks. i en sak finner at den ikke har noen miljøkonsekvenser, skriver man under dette punktet   "Ingen". Poenget er at det skal kunne leses av saken at disse sidene er vurdert.

Saker med økonomiske konsekvenser skal framlegges for økonomisjefen for   godkjenning i god tid før saksbehandler ferdigstiller saken. Saker som ikke viser til budsjettdekning og/eller ikke er godkjent av økonomisjefen, blir ikke lagt fram til politisk behandling.

 

 

 

d)

V/E:

Vurdering av alternativer og konsekvenser:

Her starter saksbehandlers (rådmannens) "subjektive", men likevel nøytrale vurdering av saken.

De relevante opplysningene som finnes i saken skal vurderes mot de(n) aktuelle lov(er) og/eller forordninger. De relevante saksopplysningene skal også vurderes opp mot hverandre og det skal argumenteres for og imot aktuelle løsninger.

Det skal videre redegjøres for de viktigste konsekvensene (både positive og negative) av de ulike måtene å løse saken på.

I tillegg skal det vurderes hvorvidt saken vil skape presedens for ettertiden.

Vurderingen bør ende opp i en konklusjon med en begrunnelse som viser hvilke argumentasjoner/vurderinger som er blitt tillagt vekt.

 

 

 

e)

V/E:

Rådmannens innstilling til vedtak:

Skal ha vedtaks form, og eventuelt begrunnes dvs. være skriftlig, tydelig og fullstendig.

Det betyr at den formuleres slik at vedtaksorganet direkte kan vedta den uten   tilføyelser og at den skal inneholde alle nødvendige opplysninger for å kunne settes i verk.

Vi skal f.eks. ikke bruke formuleringen ”Lyngen formannskap vedtar” eller ”levekårsutvalget   vedtar”. Forsøk å unngå å bruke vedtaksorganets navn og hvis det må   gjøres, bruk konsekvent ”Lyngen kommune   vedtar”. (Hvis ikke risikerer vi at kommunestyret gjør vedtak om at   ”levekårsutvalget vedtar … ” eller at et utvalg gjør vedtak som «rådmannens innstilling innebærer at ….». 

Den skal kunne gi selvstendig informasjon uten tilleggsopplysninger. Dette   innebærer at den også skal inneholde en fullstendig begrunnelse, unntaksvis kan det være tilstrekkelig å vise til vurderingens konklusjoner.

  •   Beslutningen skal begrunnes, fvl. § 24
  •   Begrunnelsen skal inneholde, fvl. § 25
    • enten:
      • Hvilke lover og regler vedtaket bygger på.
      • Faktiske forhold det er lagt vekt på.
      • Hovedhensyn ved utøvelse av skjønn.
    • eller:
      • Henvise til vurderingen m/konklusjon dersom den omfatter disse tre faktorene.

 

I malen for saksfremlegg har rådmannens innstilling har et fast avsnitt om budsjettdekning. Dette skal komme til sist i innstillingen. Dersom saken ikke medfører økonomiske konsekvenser for årsbudsjett/økonomiplan og/eller ikke medfører økonomiske forpliktelser en gang i fremtiden (hvilket vil fremgå av saksopplysningene), kan avsnittet slettes.

 

 

 

f)

E:

Kvalitetssikring:

Saksbehandler har ansvar for å påse at saksopplysninger og innstillinger er i tråd med disse direktivene.  

Særlig til rådmannen: Husk å minne politikerne på at et annet vedtak enn   innstillingen også skal begrunnes.

 

g)

E:

Godkjenning:  Saker som skal til behandling, ferdigstilles senest 14 dager før møtedato.  Rådmannen og utvalgssekretær gjennomgår køliste. Rådmannen skal godkjenne sakene.

 

 
                 

 

2.5.4     Etterarbeid

 

a)

V/E:

Partene og evt. andre med rettslige interesser i saken skal underrettes om vedtaket, begrunnelsen og klagemuligheter (enkeltvedtak) fvl. § 27.

 

 

 

b)

V/E:

Kommunale   organer/tjenestemenn skal informeres der i den grad det er nødvendig for iverksetting og/eller oppfølging av vedtaket (intern mottaker).

 

 

 

c)

E:

Andre offentlige organer skal informeres.

 

 

 

d)

V/E:

Avgjør om vedtaket må kunngjøres (husk Norsk Lovtidend i enkelte saker) i hht.   lovgivning (E) eller bare av hensyn til allmennheten (V).

 

 

 

e)

V/E:

Vedtaket iverksettes.

Den som er ansvarlig for saken, har også ansvaret for å påse at vedtaket blir iverksatt. Dette betyr ikke at ikke selve oppgavene i forbindelse med dette kan utføres av andre.

 

 

2.5.5   Klage

 

Gjelder kun enkeltvedtak.

 

Vurdering av innkommet klage

  • Avklar om vedkommende har rett til å klage, fvl. § 28.
  • Er klagen framsatt innen 3‑ukersfristen, fvl. §§ 29‑30. Hvis ikke; kfr. fvl. § 31.
  • Har klagen det innhold og den form den skal ha, fvl. § 32:

Klageren skal gjøres oppmerksom på mangler ved klagen og gis anledning til å rette opp manglene.

NB! Viktig at det kommer klart fram om klagen gjelder vedtaket eller saksbehandlingen. (Hvis saksbehandlingsreglene er blitt fulgt og underretning om vedtaket er gjort på standard formular, vil dette som regel være i orden og også enkelt å sjekke).

 

Saksforberedelse ved klage

  • Saken utredes på nytt, i hht. fvl. § 33.

 

Nytt vedtak, fvl. § 33.
  • Vedtak i saken av samme organ som avgjorde saka første gang (eller det organ vedkommende saksbehandler gjorde vedtak på vegne av), i hht. pkt. 3.3 foran.
  • Forvaltningsorganet kan
    • avvise klagen ‑ eller
    • oppheve det tidligere vedtaket ‑ eller
    • endre det tidligere vedtaket ‑ eller
    • anbefale det tidligere vedtaket fastholdt.
    • Det kan ikke omgjøre vedtaket "til skade for" klageren eller en part.
    • Dersom vedtaket verken endres eller oppheves skal saken umiddelbart oversendes klageinstansen til behandling.
    • Klageinstansen utreder og behandler saken i hht fvl. § 34.
    • Underretning og etterarbeid som for vedtak

 

 

….. OG ELLERS ???

 

Det ligger alltid en god porsjon kvalitetssikring i å samarbeide og hjelpe hverandre, så

 

 

 

SPØR !!!!