|
Gradering
av dokumenter
|
|
Lødingen kommune følger offentlighetslovens intensjon om at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige, såframt de ikke skal unntas i henhold av lov All post som skal registreres i kommunens saksbehandlersystem, skal vurderes mot Offentlighetsloven, Forvaltningsloven og fagspesifiklover. Dokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal graderes med hjemmel i Offentlighetsloven. Personalmapper, personalsaker, elevmapper, elevsaker klientjournaler skal alltid graderes med den strengeste graderingen. (P-3, E-3, So-3) Tilgangskodene er delt opp på følgende måte:
| A - admin. Rådmann
|
E-elevmapper
|
L-dok. relevant for lønnsavd.(ikke i bruk)
|
R-regnskap
|
U - unntatt offentlighet
|
| AR - arkivsaker (ikke i bruk)
|
HO - helse og omsorg
|
MF-konvertert (ikk ei bruk)
|
S-skattesaker
|
UE-ungdomsskole elevmapper
|
| B-barnehagebarn (avsluttet)
|
I - integrering
|
OP-oppvekstleder
|
SF-konvertert (ikke i bruk)
|
VO - voksenopplæring
|
| BA - barnevern
|
K- klientmapper
|
P-personalmapper
|
SO- sosialsaker
|
XX - midlertidig sperret
|
- U for unntatt offentlighet,
- P for personalmappe,
- E for elevmappen /spesialundervisning,
- XX for midlertidig unntatt,
- A brukes av rådmannen til rådmannens tunge saker.
I tillegg må man sette inn forskjellige avskjerming av informasjon ved publisering liste over saksdokument på nett som er slik:
- Grad 1: det fysiske dokumentet unntas, men journalopplysningene er offentlige.
- Grad 2 : Det fysiske dokumentet unntas, og i tilegg linje 2 i journalposttittelen.
- Grad 3: Det fysiske dokumentet unntas, og tittellinje 2 unntas, og avsender/mottager unntas.
Det skal også settes på hjemmel til Offentlighetsloven, med henvisning til §.
|
|
Midlertidig
gradering av dokumenter (XX)
|
|
Oppgaver: Sette midlertidig gradering ved tvilstilfeller før rådføring med leder/saksbehandler Framgangsmåte for midlertidig gradering i tvilstilfeller
| 1.
|
Arkivet vurderer om hele arkivsaken skal graderes eller om det kun er journalopplysninger som skal graderes. Velg tilgang Legg inn XX (Midlertidig sperret) i tilgangskode. Avskjerming 3 og IOV (ikke offentlighetsvurdert) legges inn automatisk . Trykk ok
|
ARK
|
| 2.
|
Leder må ta stilling til gradering. Det er leders ansvar å følge opp kurv for midlertidig sperret dokumenter, og fortløpende vurdere om journalposter og/eller saker skal unntas, påføre riktig graderingskode (evt. oppheve graderingen). Fristen for vurdering av gradering er inntil 3 arbeidsdager.
|
LED/SB
|
| 3.
|
Arkivet følger opp de midlertidig unntatte i kurv for oppfølging XX etter 3 dg.
|
ARK
|
|