| Rollen "leder" i WebSak
|
|
Lederfunksjoner utøves av ansatte som er tilsatt i lederstilling, er tildelt nestlederfunksjon, eventuelle fagledere eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta en eller flere ledelsesfunksjoner. Leder/stedfortreder vil generelt ha oppdateringsrettigheter for alle saker og dokumenter innen egen administrative enhet. De felter som kan oppdateres, kommer automatisk fram i de enkelte dialoger i systemet. Rollen innebærer også å kunne fordele dokumenter og skrive dokumenter på vegne av andre. Det er viktig at alle ledere har en stedfortreder ved. ev. sykdommer, ferier og permisjoner slik at de funksjoner og prosesser som leder har ansvar for ikke stopper opp ved slike tilfeller. Pga en stedfortrederrolle står mange av punktene i denne prosedyrebeskrivelsen slik: Ansvar: Leder/stedfortreder.
|
|
|
|
|
| Fordeling av inngående postfordeling av post for egen enhet fra arkivtjenesten
|
|
|
|
Saksbehandlerprosedyre
|
Ansvar
|
| 1.
|
Innkommende dokumenter som skal fordeles til saksbehandler. Saksbehandlers feltet står åpent. Kurven Post til fordeling viser alle nye inngående journalposter (dokumenttype I) som ikke er fordelt på saksbehandler og alle notater (dokumenttype N og X) som kun har avdelingen som mottaker. Saker og journalposter fordeles ved å legge inn rett saksansvarlig og saksbehandler på sak og journalpost.
|
Leder/ Stedfortreder
|
| 2.
|
Dersom lederen ikke er tilgjengelig, fordeler stedfortreder.
|
Stedfortreder
|
|
|
|
|
|
| Framgangsmåte og ansvar for gradering av dokumenter og saker
|
|
Leder har ansvar for å følge opp dokumenter som er midlertidig unntatt fra offentlighet av arkivtjenesten for å sikre at disse blir riktig gradert.
| 1.
|
Leder/saksbehandler skal vurdere brev (både ut- og inngående) i henhold til offentlighetsloven, jf kapittel om offentlig journal (postliste) i arkivrutinen.
|
Leder
|
| 2.
|
Arkivtet skal foreslå evt. gradering av et dokument.
|
Arkivet
|
| 3.
|
Dersom arkivtjenesten er i tvil om gradering påføres graderingskoden XX (Midlertidig gradert) og leder /stedfortreder/saksbehandler må ta stilling til gradering. Det er leder/stedfortreders ansvar å følge opp kurv for midlertidige graderte dokumenter, og fortløpende vurdere om journalposter og/eller saker skal unntas, påfør riktig graderingskode eller oppheve graderingen. Fristen for vurdering av gradering er inntil 3 arbeidsdager. Arkivtjenesten har kurver som følger opp om XX blir liggende.
|
Arkivet Leder Arkivet
|
| 4.
|
Ved gradering av dokument endres XX til riktig tilgangskode, avskjermingskode og hjemmel. Velg "Tilgang" under Diverse på det nivå det er gradert.
|
Leder/saksbehandler
|
| 5.
|
Ved oppheving/avgradering velg Tøm felter og OK
|
|
| 6.
|
Når dokumentene er ferdig vurdert, vil de komme på postlisten
|
|
|
|
|
|
|
| Elektronisk godkjenning av dokumenter (arbeidsflyt)
|
|
|
|
Saksbehandlerprosedyre
|
Ansvar
|
| 1.
|
Hent opp kurven "Oppgaver" Klikk på journalposten og les dokumentet. Lukk dokumentet, la status stå til R. (det er saksbehandler som vanligvis endre fra R til F)
|
Leder
|
| 2.
|
Klikk på flagg, merk oppgaven, velg Godkjenn, velg godkjenn, gi inn evnt. merknad, - Trykk send. Kurven sendt til godkjenning oppdateres hos SB. Flagg blir grønt.
|
Leder
|
| 3.
|
Dersom lederen ikke er tilgjengelig, godkjenner stedfortreder.
|
Stedfortreder
|
|
|
|
|
|
| Elektronisk godkjenning og videresendt til neste leder for godkjenning (arbeidsflyt)
|
|
|
|
Saksbehandlerprosedyre
|
Ansvar
|
| 1.
|
Hent opp kurven til "Mottatt til godkjenning" Klikk på journalposten og les dokumentet. Lukk dokumentet, la status stå til R. (det er vanligvis saksbehandler som skal endre fra R til F)
|
Leder
|
| 2.
|
Videre sending til godkjenning. Klikk på flagg, merk oppgaven, velg Godkjenn, velg videre send godkjenning, Til: legg inn initialer til leder, gi inn evnt. merknad, - trykk send.
|
Leder
|
| 3.
|
Endelig godkjenning Klikk på flagg, merk oppgaven, velg Godkjenn, velg godkjenn, gi inn evnt. merknad, - Trykk send. Kurven sendt til godkjenning oppdateres hos saksbehandler. Flagg blir grønt.
|
Leder
|
| 4.
|
Dersom lederen ikke er tilgjengelig, godkjenner stedfortreder.
|
Stedfortreder
|
|
|
|
|
|
| Elektronisk endring i dokumentet og ikke godkjenning (arbeidsflyt)
|
|
|
|
Saksbehandlerprosedyre
|
Ansvar
|
| 1.
|
Hent opp kurven til godkjenning Klikk på journalposten og hent opp tekstdokumentet. Gjør endringer direkte i dokumentet. (Det vil bli synlig for SB de endringer som gjøres, og SB må bekrefte.) Gjør dine endringer og svar ja på spørsmålet om å lagre som ny versjon. La journalstatus stå til R.
|
Leder/ stedfortreder
|
| 2.
|
Ikke godkjenning Dersom du ønsker å endre i dokumentet, svar ja på spørsmålet om å lagre som ny versjon når du lagrer. Klikk på flagg, merk oppgaven, velg Ikke Godkjenn, velg ikke godkjent, gi inn evnt. merknad, - Trykk send. Kurven sendt til godkjenning oppdateres hos sb. Flagg grønt.
|
Leder
|
| 3.
|
Dersom lederen ikke er tilgjengelig, godkjenner stedfortreder.
|
Stedfortreder
|
|
|
|
|
|
| Sende dokumenter på høring/uttalelse
|
|
|
|
Saksbehandlerprosedyre
|
Ansvar
|
| 1.
|
Hent opp journalposten som danner grunnlaget for høringen. Journalstatus på dokumenter til høring bør være F
|
LED/SB
|
| 2.
|
Klikk på flagg, Velg lag ny, velg Send til uttale, Til: velg knappen flere for å legge inn alle som skal få høringsdokumentet, klikk ok for å gå tilbake. Gi inn evnt. merknad. Trykk send. Flagg blir rødt.
|
LED/SB
|
| 3.
|
Hvis ikke leder er tilgjengelig utfører Stedfortreder jobben
|
SF
|
|
|
|
|
|
| Svare på elektronisk høring/uttalelse
|
|
|
|
Saksbehandlerprosedyre
|
Ansvar
|
| 1.
|
Kurven "Flagg meldinger" - Hent opp journalposten som danner grunnlaget for høringen.
|
LED/SB
|
| 2.
|
Klikk på flagg, Klikk på oppgaven. Du har to valg, ingen merknad og merknad.
|
LED/SB
|
|
|
Ingen merknad, Velg ingen merknad Velg Gi uttalelse Til: fylles ut med den som sendte. Trykk Send
|
LED/SB
|
|
|
Med merknad, Velg merknad Velg Gi uttalelse Til: fylles ut med den som sendte. Skriv inn merknad i feltet eller opprett et notat. Trykk Send
|
LED/SB
|
| 3.
|
Hvis ikke leder er tilgjengelig utfører Stedfortreder jobben
|
SF
|
|