| Kvalitetssikring av registreringer i kommunens elektroniske journal/ WebSak
|
|
Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Noen av de fanges opp i kurver på arbeidsbordet til Arkivtjenesten, og noen må søkes på. Kvalitetssikring skal gjøres snarest mulig etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere og ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at eventuell avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført
- at eventuelle tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
Hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak. Det skal også kontrolleres
- at alle saksdokumenter er korrekt journalført og knyttet til rett sak i WebSak
- at kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere blir utført
Opplysninger i WebSak bildet skal stemme med det som er inne i selve dokumentene. Eks: Brevdato, Avsender mottager, kopimottager, vedlegg. Når det er mangler eller feil send purring til saksbehandler. Dette gjøres ved å sende beskjed/merknad via flagget. Si hva vedkommende må gjøre. Legg merknad på saken dersom det er noe andre bør være klar over.
|
|
|
|
|
|
|
| Flytt journalpost
|
|
| 1.
|
Dobbeltklikk på den journalposten i listen du ønsker å flytte
|
|
| 2.
|
Se merknaden fra saksbehandler om hvilken sak journalposten skal flyttes til
|
|
| 3.
|
Velg "admin" i verktøylinjen, deretter velg "sak", og velg"splitt og del sak"
|
|
| 4.
|
Tast inn det saksnummer som journalposten tilhører, og trykk "hent"
|
|
| 5.
|
Tast inn saksnummeret som journalposten skal flyttes til i del 2 av bildet, trykk "hent"
|
|
| 6.
|
Velg den store pilen nedover for å flytte journalposten
|
|
| 7.
|
Velg renummerer dersom journalposten skal få nytt saksnr. ( må ikke forveksles med journalpost-ID som ikke kan endres)
|
|
| 8.
|
Journalposten er flyttet til ny sak
|
|
|
|
| I-dok med status M (midlertidig) og S (registrert av saksbehandler)
|
|
Inneholder alle inngående dokumenter som ikke er kvalitetssikret fra arkivet, har status M ( Midlertidig), eller status S. Dersom det ikke er satt på saksbehandler av leder, la status stå i M.
|
|
|
|
|
| 1.
|
Velg kurven ’I-dok med status M (eller I-dok med status S) (denne kurven inneholder alle inngående dokument med status M eller S.)
|
ARK
|
| 2.
|
Dobbel klikk på den du vil journalføre, posten kommer fram i journalkortet.
|
ARK
|
| 3.
|
Kontroller at registrering og elektroniske filer er ok
|
ARK
|
| 4.
|
Gå til feltet jstatus, endre kode fra M til J eller S til J, Trykk lagre
|
ARK
|
| 5.
|
Det inngående dokumentet vil nå ligge i kurven innboks til gitt saksbehandler eller til leder.
|
LED/SB
|
| 6.
|
Dokumentene oppbevares etter dato. Arkivleder kontrollerer og legger til arkiv. Arkivet er sortert etter arkivsakID. Oppbevares inntil makulering/kassering.
|
ARK
|
|
|
| Reserverte saker
|
|
Inneholder saker saksbehandler har opprettet selv. Status R.
|
|
|
|
|
| 1.
|
Velg kurven "Reserverte saker"
|
ARK
|
| 2.
|
Dobbeltklikk på den saken som du vil kvalitetssikre
|
ARK
|
| 3.
|
Kontroller at samme saken ikke er opprettet tidligere (obs personalmapper). Dersom saken finnes fra før, overfør journalpostene til gammel mappe, og sett sakstittel til "Ledig sak".
|
ARK
|
| 4.
|
Kontroller at sakstittelen er passende til innholdet
|
ARK
|
| 5.
|
Kontroller at det er riktig gradering/tilganger, og arkivnøkkel
|
ARK
|
| 6.
|
Kontroller av saken er satt i riktig arkivdel
|
ARK
|
| 7
|
For utvalgssaker må tittel gjøres om fra de titlene som produseres automatisk.
|
ARK
|
| 8
|
Sett status til B
|
ARK
|
|
|
| Arkivsaker med ØA
|
|
Inneholder saker som man ikke forventer mere post i. Saksbehandler har satt ØA (ønsket avsluttet) merknad.
|
|
|
|
|
| 1.
|
Dobbelklikk i listen på den saken du ønsker å avslutte
|
|
| 2.
|
Sjekk at alle restanser er avskrevet
|
|
| 3.
|
Kontroller av alle dokumenter er journalført (Status J). Saksfremlegg kan kun journalføres dersom det er satt et vedtak.
|
|
| 4.
|
Sjekk evt merknader
|
|
| 5.
|
Sjekk arkivnøkkel, journalenhet
|
|
| 6.
|
Dersom saken likevel ikke er klart til å avsluttes, fjernes ØA merknaden og send beskjed til saksbehandler om hva han må gjøre før saken kan avsluttes.
|
|
| 7.
|
Dersom alt er ok, avsluttes saken med å sette status til A. ØA merknaden skal stå, men må fjernes dersom man åpner saken igjen ( ellers vil den havne i samme kurven igjen)
|
|
|
|
| Ferdig brev – fra F til J
|
|
Inneholder alle utgående brev som saksbehandler har ferdigstilt.
|
|
|
|
|
| 1.
|
Dobbelklikk på den journalposten du vil journalføre
|
ARK
|
| 2.
|
Kontroller at det er riktig brevdato, tittel, avsender
|
ARK
|
| 3.
|
Sjekk at gradering er ok
|
ARK
|
| 4.
|
Sjekk vedlegg, at disse er elektronisk i journalposten
|
ARK
|
| 5.
|
Sjekk at det er satt kopimottakere dersom det skal være det
|
ARK
|
| 6.
|
Se om det er flaggmeldinger (dersom noen har skrevet brev for andre skal det være flaggmelding ti godkjenning). Røde flaggmeldinger skal ryddes, send beskjed til de som ikke har gjort oppgaven sin
|
ARK
|
| 7.
|
Sjekk evt merknader
|
ARK
|
| 8.
|
Sett status til J og dokumentet vil nå konverteres til PDF
|
ARK
|
|
|
| Arkivsak utgår
|
|
Inneholder saker som er merket med UTGÅR av saksbehandler. Arkivet fjerner all tekst i saken, ser at det ikke ligger noen dokumenter der som skal arkiveres, og setter saken til LEDIG SAK
|
|
| Notat til journalføring
|
|
Inneholder notater som er ferdigstilt (status F) Sjekk:
- Notatdato
- tittel
- avsender-evt. kopier – at disse er registrert i kopifeltet
- gradering
- vedlegg at disse er elektronisk på journalposten
- kopi (at kopimottagerne ligger i kopifeltet)
- flagg-meldinger(dersom noen har skrevet notat for andre, skal det være flagg-melding)
- røde flagg-meldinger skal ordnes opp i. Send beskjed til de som ikke har utført oppgaven sin.
- Sjekk eventuelle merknader
Status endres til J.
|
|
|
|
|
|
|
| Journalposter u/adm
|
|
Inneholder journalposter som mangler adm. enhet. Sjekk: hvem som skal ha dokumentet, og fordel til riktig avdeling.
|
|
|
|
|
|
|
| XX-midlertidig 3 dager
|
|
Inneholder alle journalposter som er midlertidig gradert mer enn fire dager. Sjekk:
- Med saksbehandler om gradering er bestemt.
Påfør riktig gradering.
|
|
| Endre journalstatus for Sakspapir fra F til J
|
|
Når delegerte og politiske saker er ferdig behandlet og melding om vedtak er ekspedert, skal de journalføres. Politiske saker må IKKE journalføres før de er ferdig behandlet. Ansvar møtesekretær – når utvalgsmøte protokolleres.
| 1.
|
Velg kurven politiske og delegerte saker til journalføring
|
MS
|
| 2.
|
Dobbel klikk på den du vil journalføre, posten kommer fram i journalkortet.
|
MS
|
| 3.
|
Kontroller at registreringen og elektroniske filer er ok.
|
MS
|
| 4.
|
Gå til feltet jstatus, endre kode fra F til J, Trykk lagre
|
MS
|
| 5.
|
Du får spørsmål om å oppdatere journaldato, denne endres vanligvis ikke.
|
MS
|
|
|
| Dersom en sak er opprettet tidligere. (Feil opprettet sak.)
|
|
Framgangsmåte:
| 1.
|
Søk opp og noter arkivsaksnummeret til den arkivsaken som er feilregistrert.
|
ARK
|
| 2.
|
Flytt evt dokumenter til sak som de tilhører, se rutine for flytt journalpost
|
|
| 3.
|
Legg inn sakstittelen "ledig sak" (for gjenbruk av arkivet). Dersom sak ikke er fra dette år, settes tittel til UTGÅR, og status endres også til utgår
|
|
| 4.
|
Sett adm.enhet til SERVICE, og endre saksansvarlig til arkivar
|
|
|
|
| Fjerne feilregistrerte journalposter fra arkivsaker
|
|
Feilregistrerte journalposter kan ikke slettes fra WebSak, men settes merkes som feilregistrert, og overføres til søppelmappe
| 1
|
Stå i den journalposten som er feilregistrert
|
ARK
|
| 2
|
Slett e-filer om de er opprettet
|
ARK
|
| 3
|
Klikk på meny-knapp, velg nr 10 - Feilregistrering, svar ja på spørsmål om journalposten skal feilregistreres, og svar ja på spørsmål om journalposten skal sendes til søppelsaken.
|
ARK
|
| 4
|
Journalposten er nå sendt til søppelsaken, og du kan velge om du vil renummere i den opprinnelige saken.
|
ARK
|
|
|
| Presedenssaker/Kryssreferanse mellom arkivsaker, og eller journalposter
|
|
Skal sikre at innbyggerne i kommunen får lik behandling av likeartede saker Dersom man i løpet av saksbehandlingen kommer fram til at en bestemt sak skal danne mønster for tilsvarende saker i framtiden, skal en sette på presedensopplysninger på saken. Det er saksbehandler sitt ansvar å sette på presedensopplysninger, men en beslutning om dette skal tas i samråd med leder. Presedensopplysningene settes på saken med henvisning til det eller de dokumenter i saken som utgjør presedensen. I merknadsfeltet setter man inn et stikkord på hvorfor saken danner presedens. Skal også benyttes dersom opprettet sak/journalpost har sammenheng med, eller bør vise til tidligere opprettet sak.
|
|
|
|
|
| 1
|
Søk opp og noter saksnr/journalpostnr du skal referere til. Noter saksnr
|
ARK
|
| 2
|
Hent opp den saken du skal knytte referanse fra
|
ARK
|
| 3
|
Velg jfsak/pres Velg ny Velg type referanse Legg inn til arkivsak eller til journalpost Klikk ok
|
ARK
|
| 4
|
Det er nå blitt registrert elektronisk referanse mellom sakene/journalpostene
|
ARK
|
|
|
|
|
|
|
|
| Avslutte arkivsak
|
|
Saker skal markeres som avsluttet når en ikke regner med at det vil være behov for å registrere nye saksdokumenter i saken. I denne forbindelse setter saksbehandler merknad "ØA" på saken, og saken vil da havne i en Websak-kurv hos arkivtjenesten som setter status til A for avsluttet. Saker kan gjenåpnes av sentralarkivet ved behov.
|
|
|
|
|
| 1
|
Saksbehandler har ryddet, og kontrollert saken for restanser.
|
|
| 2
|
Velg kurven for "arkivsaker med ØA"
|
|
| 3
|
Dobbelklikk i listen på den saken du ønsker å avslutte
|
|
| 4
|
Kvalitetssikre at elekroniske filer, og andre registreringer er riktig.
|
|
| 5
|
Endre status til "A"
|
|
| 6
|
Dersom saken har dokumenter som ikke er avskrevet, eller det er andre ting som arkivet mener saksbehandler må rydde i skal status ikke endres. Det skal sendes merknad/flaggmelding til saksbehandler med hva han skal gjøre før saken kan avsluttes.
|
|
|
|
| Åpne avsluttet arkivsak
|
|
Når saksbehandler ønsker å åpne en sak som er avsluttet kan arkivet endre status fra A til B. Arkivet skal samtidig fjerne merknaden ØA
| 1
|
Hent opp saken du ønsker å åpne
|
| 2
|
Endre status fra A til B
|
| 3
|
Hent opp arkivmerknader, slett merknad ØA
|
| 4
|
Arkivsaken vil nå ligge i kurven "mine saker" hos saksbehandler
|
|
|
|
|
|
|
|