| FORARBEID TIL MØTE
|
|
Tidsfrister for utsendelse av sakspapirer følges utvalgenes egne reglement. Før utvalget møtes skal møtesektretær ha utført nedenfor stående.
|
| MØTEPLAN FOR UTVALG
|
|
Møtesekretær skal legge inn og oppdatere møteplanen for utvalgene i kommunen. Dette gjøres normalt 1 - 2 ganger i året.
|
| SAKSLISTE
|
|
Møtesekretæren utarbeider sakslisten. Og har ansvar for at saker utenfor offentlighet blir skjermet.
|
| SAKSPAPIRER/MØTEINNKALLING
|
|
Etter at sakslisten er ferdig skal sakspapirer/møteinnkalling produseres og publiseres på nett til møtemedlemmer (møteportalen) og hjemmeside til kommunen for alminnelig tilgang.
|
| DELEGERTE SAKER
|
|
Delegerte saker meldes opp av saksbehandlere til KS/FS og blir tatt på sakslist som delegerte vedtak der dette er nødvendig.
|
| SAKER/ DOKUMENTER SOM REFERERES
|
|
Med sakspapirer/ møteinnkalling skal det sendes liste over saker/dokumenter som skal refereres i utvalget.
|
| TILLEGGSSAKER
|
|
Med tilleggssaker menes saker som i etterkant av møteinnkalling er satt opp til behandling i utvalget. Disse lages i egen tilleggsinnkalling.
|
| ARBEID UNDER MØTET
|
|
Under møtet skal møtesekretær begynne arbeidet med protokollen: frammøtte, behandling, vedtak og lignende skal føres innpå sakene og flettes inn i protokoll, som er opprettes ACOS Møte- verktøy for møtebehandlinger.
|
| ETTERARBEID TIL MØTET
|
|
Etter utvalgsmøtet må møtesekretæren utføre følgende:
|
- SETTE OPP VIDERE BEHANDLING
|
|
Kontrollere status på alle saker behandlet i utvalget, og lage melding om vedtak (jmfr 6.3.2) dersom saken er ferdigbehandlet. Dersom saken skal behandles i flere utvalg sjekkes de neste behandlingene.
|
|
|
|
I saker som er ferdigbehandlet underrettes saksbehandler for utsending av særutskrift/melding om vedtak.
|
|
|
|
Påbegynt protokoll sluttføres, og lagres i WebSak. Møte settes til ferdig.
|
| UNDERSKRIFTER PÅ PROTOKOLL
|
|
Den ferdige protokoll underskrives av utvalgets medlemmer, sendes ut og settes til F i WebSak.
|
|
|
|
|