Denne rutinen ligger forløpende oppdatert i kommunens kvalitetssystem - Kvalitetslosen. Rutinen i arkivplanen revideres ved internrevisjon hvert 4.år.
Denne rutinen skal sikre at åpning av posten utføres på korrekt måte.
Budtjenesten kommer hver morgen med posten til Dokumentsenteret. Dokumentsenteret er kommunens hovedpostmottak, det er dermed Dokumentsenterets oppgave å åpne posten. Ved fravær av budtjeneste kan ansatte ved Dokumentsenteret selv hente ut post som kommer til postboks 319. Det må vises frem ID-kort (Bodø kommune ID-kort) som legitimasjon. Posten har oversikt over hvem som kan hente ut post fra postboksen.
| 1.
|
Start først med å sortere posten.
Legg internkonvolutter i en bunke og eksterne konvolutter/post i en annen
|
| 2.
|
Sorter ut eventuell post hvor personnavn står først. Send disse direkte til personen det gjelder i en internpostkonvolutt
|
| 3.
|
Post til helsestasjon/Helsesøster og jordmortjenesten skal sendes direkte til Helsesøster og jordmortjenesten i en internkonvolutt. Merk internkonvolutten med Alsgård og navn på enheten. Dette gjelder også post som skal til familiesentrene. Brevene skal ikke åpnes her.
Post til Migrasjonshelsetjenesten skal ikke åpnes, men legges i en internkonvolutt i hyllen til Flyktningkontoret.
Klager fengselshelsetjenesten - navn på innsatte. §13 arkivkode F01. Føres på Stian Wik Rasmussen.
Samme gjelder post til lege, smittevernlege, kommuneoverlege, de skal sendes uåpnet til Helsekontoret.
Post til Bodø kommunale pensjonskasse (BKP) sendes uåpnet dit. Legges i en internkonvolutt. Post til Bodø kommunale boligstiftelse sendes til Boligkontoret. Post angående biler, for eksempel vognkort o.l søkes opp på Solsia under "Biler i Bodø kommune" eller "Leasing biler". Etterpå sendes det til riktig avdeling, dette gjelder også bensinkort. Hvis man ikke finner registreringsnummeret i oversikten sendes det til Innkjøp v/ Roger Fredriksen
|
| 4.
|
Post til Nordland musikkfestuke skal ikke åpnes. Legges uåpnet i Servicetorget, de henter posten der.
|
| 5.
|
Post til Bodø2024 åpnes av Dokumentsenteret. Arkivverdig post skal registreres i Elementsbasen til Bodø2024. Faktura skal til regnskap. Eventuell annen post som ikke er arkivverdig kan legges i internhylla til Bodø2024
|
| 6.
|
Returpost åpnes, og returneres i internkonvolutt til avsender (avdeling/enhet) som har sendt ut brevet. Hvis du ser på konvolutten hvilken avdeling det er sendt fra, trenger du ikke å åpne. Sendes direkte i internkonvolutt til rett avdeling.
|
| 7.
|
Føringspost er post som skal føres i Elements. All føringspost skal stemples med dagens dato. Føringsposten sorteres i respektive hyller til hver avdeling. Vær OBS på originaledokumenter som f.eks tinglysningsdokumenter, vigselsattester, disse skal ikke stemples. Stempling kan gjøres på en gul-lapp. Spør hvis du er usikker på om dokumentet kan stemples.
|
| 8.
|
Alle faktura/regninger sendes i internkonvolutt til Regnskap
|
| 9.
|
Lønnspost skal sendes i internkonvolutt til Lønn
Eksempelvis:
Trekkliste fra fagforening o.l
Post som er merket med lønn/lønnsansvarlig
Bidragspost fra NAV/kemner
|
| 10.
|
Ikke arkivverdig post sendes i internkonvolutt til saksbehandler eller riktig kontor
|
| 11.
|
Post til Inkasso åpnes og scannes i Elements Hvis man er usikker på om dokumentet skal registreres i Elements kan man sende det direkte opp til Inkasso med spørsmål om det skal registreres.
|
| 12.
|
Rekommanderte brev skal først skrives inn i ringperm merket med "rekommandert post". Der skal du skrive rek.nr, avsender, mottaker, dato og signatur. Deretter stemples brevet, og legges i rett hylle. Hvis man må hente rekommandert post selv må man ta med legitimasjon og ID-kort. Posten har oversikt over hvem som kan hente ut rekommandert post. Budtjenesten gjør dette, men det kan være situasjoner som gjør at Dokumentsenteret må hente ut rekommandert post.
|
| 13.
|
Post som skal til tildelingskontoret eller annen post som skal skannes i Gerica sorteres ut forløpende, stemples og scannes i mappe til Gerica. Egen hylle i postmottaket som er merket "tildeling", her kan det legges til det som skal skannes til Gerica. Skanning til Gerica ligger som egen rutine i kvalitetslosen.
Etter skanning skal posten låses inn i egen boks på postrommet
|
| 14.
|
VIKTIG! Post merket med anbud eller tilbud skal ikke åpnes. Leveres fortløpende til servicetorget.
|
| 15.
|
Post til Barneverntjenesten skal sendes i en lukket konvolutt, og legges i internkonvolutt.
|
| 16 .
|
Husk å sjekke jevnlig i løpet av dagen om det er kommet post på postrommet
|
| 17.
|
Vær nøye med sensitiv post, hvor den sendes og på hvilken måte. Sensitiv post skal teipes igjen i lukket konvolutt og i en intern konvolutt.
|
| 18.
|
Nordlandssykehuset sender av og til post merket til skole eller bhg. Tittel på dokument "retur av dokument". Dette skal sendes direkte til skolen eller bhg det gjelder.
|
| 19.
|
Hentelapper til andre avdelinger legges i internkonvolutt og sendes direkte til den avdelingen det gjelder. Hentelapper til postboks 319, hentes av Dokumentsenteret. Posten fordeles etter henting.
|
| 20.
|
Internkonvoluttene skal være tom når de legges i hyllen. Husk å sjekke internkonvoluttene før vi sender dem fra oss.
|
| 21.
|
Vær oppmerksom på at noen virksomheter har henteordning i Servicetorget på Rådhuset. Se egen liste på poståpningsbordet. Disse virksomhetene trenger man ikke å sende post til, men lever posten til Servicetorget. Avdelingene på Rådhuset har egne hyller på postrommet.
|
| 22.
|
Henvisninger/henvendelser til ergo og fysioterapitjenesten for voksne/eldre skal sendes i internpost til Rehabiliteringstjenesten
|
| 23.
|
Housing first har egen hylle på postrommet. All post som er merket med Housing first skal dit.
|
| 24.
|
Post til Bodø legevakt skal enten vurderes om det skal arkiveres i Elements eller så skal det legges i hylla som de har i Servicetorget
|