|
Lederen er delegert myndighet til å føre tilsyn med alt arkivarbeidet i kommunen. Lederen er overordnet de tilsatte ved Dokumentsenteret og arkivfaglig overordnet tilsatte med arkivoppgaver i andre enheter/sektorer. Arkivleder rapporterer til organisasjonsdirektøren. Myndigheten til leder av Dokumentsenteret er utvidet med virkning fra 2015. Rådmannens ledergruppe(RLG) har i møte 02.12.2014 fattet følgende vedtak i sak 120/14
- Myndigheten til leder av Dokumentsenteret utvides fra og med 01.01.2015 til å omfatte også de desentraliserte arkivtjenestene med tilhørende arkivserier innen helse- og sosialsektoren og oppvekstsektoren.
- Den utvidede myndigheten begrenset til arkivfaglig ansvar. Personal- og budsjettansvaret for de tilsatte og tjenesten videreføres iht dagens ordning. Enhetene er selv ansvarlige for midler til kompetanseheving og nødvendig utstyr til arkivtjenestene. Enhetene beholder også økonomisk ansvar for eventuell oppgradering av arkivlokaler for bortsetting av papirarakiver, avlevering av papirarakiver og arkivuttrekk samt deponering av arkivsystemer.
- I forhold til systemansvar for kommunens ulike fagsystemer er det presisert ved vedtak i rådmannens ledergruppe 10.03.2015 at dette fortsatt er delegert til sektoren der systemet benyttes..
Leder av Dokumentsenteret har en todelt rolle. Den ene er som enhetsleder med fag-, personal- og budsjettansvar for Dokumentsenteret. I tillegg skal lederen veilede og føre tilsyn med all arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Leder av Dokumentsenteret skal bl.a
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen arkivsektoren og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
- sørge for at kommunen har sak/arkivsystem og fagsystemer som gir effektiv elektronisk saksbehandling, tilrettelegger for digital samhandling med publikum og samtidig bevarer det elektroniske arkivmaterialet iht gjeldende lovverk
- rapportere til organisasjonsdirektøren om virksomheten til arkivtjenesten og bidra med tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- utarbeide virksomhetsplaner for Dokumentsenteret
- sørge for at medarbeiderne har god arkivkompetanse og kompetanse innen sak/arkivsystemet for å gi god brukerstøtte til saksbehandlerne
- tilsette nye medarbeidere og sørge for opplæring
- føre tilsyn med at arkivarbeidet i kommunen er iht lovpålagte krav og rutiner
- sørge for jevnlige møter med arkivtilsatte ved Dokumentsenteret og ved de desentraliserte tjenestene
- føre kontroll med at fysiske og elektroniske arkiver i kommunen er forsvarlig sikret
- sørge for at arkivplanen oppdateres fortløpende og årlig arkiveres i sak/arkivsystemet
- være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (depot)
- synliggjøre eventuelle arkivfaglige konsekvensene av planlagte omorganiseringer eller endringer i rutiner i kommunen.
|