|
Posttjenesten Inngående post - Dokumentsenteret har ansvar for mottak av all inngående post - både analog og digital post via ulike kanaler. Post som skal journalføres i sak/arkivsystemet og klientsystemet for barnevern håndteres fortløpende. Post til helsestasjonene digitaliseres og lastes opp i klientsystem slik at tjenesten selv kan journalføre denne. Øvrig post som skal journalføres i klientsystemer fordeles til aktuell sektors posthylle hvis analog. Digital post som mottas formidles via sikker kanal til korrekt sektor. Aviser, tidsskrifter og annet som ikke skal journalføres fordeles til aktuell sektors posthylle. Utgående post - Dokumentsenteret er ansvarlig for utsendelse av både digital og analog post. Ansvaret omfatter også frankering av analog post. Digital post er hovedkanal. Både sak/arkivsystem og klientsystemene er koblet mot KS SvarUt. Dokumentsenteret er fagansvarlig for løsningen. Analog post som skal sendes ut leveres av sektorene til kommunens postrom som dokumentsenteret er ansvarlig for. Den enkelte sektor leverer konvolutter/pakker som skal sendes ut. Postrutiner for analog post framgår i Rutinehåndbok for arkivarer - se eventuelt kommunens rutiner og regler | Rutinehåndbøker. Rutiner for digital utsendelse framgår av brukerveiledning i sak/arkivsystemet. Arkivtjenesten De arkivtilsatte ved Dokumentsenteret og de desentraliserte tjenestene har alle som hovedoppgave å journalføre kommunens saksdokumenter, gjøre dem tilgjengelig for saksbehandler og bevare dem for ettertiden som kommunens arkiver. Dette iht arkivlovens formålsparagraf. De daglige oppgavene i arkivtjenesten skal samtidig sikre at både personvernet og innsynsmulighetene som er regulert i offentleglova kapittel 2 blir ivaretatt. Som følge av arbeidet med digitalisering og tilrettelegging for større grad av samhandling med innbyggere og næringsliv er det også stort fokus på å koble opplysninger mot nasjonale registre som folkeregister, enhetsregister og matrikkel. Utdrag av oppgaver for arkivtjenestene
- journalføre inngående dokumenter og sørge for at saksbehandler raskt mottar dem elektronisk eller i papirform
- kvalitetssikre og journalføre notater og utgående dokumenter som saksbehandler har produsert i sak/arkivsystemet eller i fagsystemene
- kontrollere intern tilgangstyring og unntak fra offentlighet i alle journalførte dokumenter samt publisere offentlig journal for saksfelt som går i sak/arkivsystemet.
- behandle innsynsbegjæringer fra den offentlige journalen i samarbeid med aktuell saksbehandler
- sørge for gode brukerveiledninger og opplæring av saksbehandlere i korrekt bruk av sak/arkivsystemer samt fagsystemer
- påse at interne rutiner og regler for saksbehandlingen blir fulgt slik at kommunens saker blir fullstendige og korrekt dokumentert
- bidra til systematikk og sammenheng i arkivene ved å følge emneprinsipper i kommunens k-koder og lokale registreringsrutiner
- bidra til at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og arkivnøkler og informasjonsbærere.
Oppgavene for ikt-arkivarer og arkivarer som jobber med papirarkiver er bare delvis sammenfallende. For ikt-arkivarene ved Dokumentsenteret er det mye controller-funksjoner i forhold til opplysningene i systemene og oppgaver innen brukerstøtte og veiledning av saksbehandlere. Arkivarer med papirarkiver har andre oppgaver i forhold til kopibøker, utskrift av journaler, korrekt arkivering mm. Oppgavelista er ikke utfyllende |