Periodisering og bortsetting

Formål

Periodisering er et praktisk grep som gjøres for å få bedre kontroll med, og oversikt over, arkivmassen. Ved å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv, gjør vi rom for nye saker i aktivt arkiv og starter prosessen med å få avlevert matarialet til arkivdepot. Arkivene blir lettere å finne fram i når uaktuelt materiale settes bort.

Hvordan periodisere?

Metoden avhenger av årsaken til hvorfor man periodiserer, og om man har papirbasert arkiv med papirbasert postjournal, papirbasert arkiv med elektronisk postjournal eller elektronisk arkiv og postjournal.

Uavhengig av årsak skal det settes strek ved en bestemt dato, arkivet avsluttes og det startes opp et nytt ved tidsskillet. Overgang fra aktiv til passiv/historisk base for fagsystemer skjer gjerne ved utbytting/utfasing av system, og ikke vanligvis etter tidsperioder.

Hva skal periodiseres?

Systemer deles inn i to hovedtyper:

Sak/Arkivsystemer

Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres møtebøker, vedtaksprotokoller, kopibøker, postjournal og saksarkiv ved behov, siste periode var på 10 år.

Fagsystemer - støttesystemer for enkeltfunksjoner i kommunen

Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i samme forstand som for sak/arkiv-systemer.

Planlegging og gjennomføring

Planlegging av periodeinndelingen er viktig for å kunne sette av tid til de arbeidsoppgavene dette forutsetter. I planleggingsfasen bestemmes årsaken til periodiseringen og metode: skarpt skille eller overlappingsperiode. Det skal sendes ut informasjon til alle berørte slik at saksavslutningen skjer i tide.

Skarpt skille

Skarpt skille benyttes ved bruk av papirbasert postjournal, overgang fra papirbasert til elektronisk journal, overgang fra Koark-basert til Noark-4 basert sak-/arkivsystem og ved omfattende organisatoriske eller arkivmessige omlegginger.

Framgangsmåten er som følger:

• Dato for skille D skal settes og nytt saksarkiv gjøres klart.
• Alle dokumenter skal avskrives og alle saker avsluttes uavhengig om de fremdeles er til behandling.
• Nye saker eller saker som er til behandling skal opprettes på nytt i nytt arkiv med nye saksmapper.
• Det lages kryssreferanser mellom gammel og ny saksmappe.
• Gammel saksmappe kan lånes ut og legges ved den nye mappa til saken er endelig avsluttet.
• Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende arkivdelen i journalsystemet få arkivstatus U (uaktuell).
• Det skal opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Nye saker vil dermed automatisk bli knyttet til arvtakeren, og ikke til gammel del med status U.
• Den gamle arkivdelen klargjøres for depotuttrekk. Dette gjennomføres i samarbeid med Arkiv øst og IT-avdelingen.

Overlappingsperiode (mykt skille)

Overlappingsperiode benyttes ved rutinemessig skille i arkiv der det benyttes sak-/arkivsystem basert på Noark-4 standarden. Periodiseringen gjennomføres ved at en etablerer en overlappingsperiode mellom to arkivperioder på 1-2 år, og periodeavslutningen utsettes til overlappingsperioden er over. Overlappingsperioden brukes til å avklare hvilke saker som fortsatt er aktive, og som dermed går inn i ny arkivperiode, og hvilke som kan avsluttes og tilhører den avsluttete perioden.

Framgangsmåten er som følger:

• Det settes dato for skille (D), og opprettes et nytt tomt saksarkiv.
• Alle nye saker som oppstår etter D skal arkiveres i det nye saksarkivet.
• Hvis ei sak opprettet før D får tilført nye dokumenter skal saken overføres til det nye saksarkivet.
• Når overlappingsperioden er over skal alle saker opprettet før D, som det ikke har vært aktivitet i, avsluttes og settes bort, og det utarbeides liste over disse sakene.
• Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende delen i journalsystemet få arkivstatus O (overlapping).
• Det skal samtidig opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtakeren.
• De sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokumenter i ovelappingsperioden regnes som aktive saker og blir automatisk overført til arvtaker.
• Når overlappingsperioden er slutt skal den gamle arkivdelen få status B (bortsatt) og klargjøres for depotuttrekk.

Bortsetting av fysisk arkiv

Papirbaserte arkivserier behandles på følgende måte:

• Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, løpende journal: årgangene fra den avsluttede perioden bindes inn, og overføres til bortsettingsarkiv.
• Spesialarkiv: mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skilles ut fra det aktive arkivet, gjennomgås med tanke på arkivbegrensinsg og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv.
• Saksarkiv: de avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, gjennomgås med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv.

Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med:

• navn på kommune
• navn på arkivskaper (dvs. etat/avdeling)
• arkivdel (kopibok, saksarkiv osv.)
• innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen)
• tidsrom arkivmaterialet omfatter
• nummerering av arkivstykkene

Alt arkivmateriale fra en periode skal stilles opp samlet i bortsettingsarkivet slik at sammenhengen mellom de ulike delene beholdes. Det skal utarbeides summariske lister over materiale som er bortsatt.

Periodisering av elektronisk journal og arkiv

Kommunen periodiserer etter behov og i henhold til kravene i arkivforskriften §13 om periodisering av arkiv.

I god til før periodisering tar kommunen kontakt med Arkiv øst og IT-tjenesten for nødvendig hjelp. I og med at Marker ikke er blitt sammenslått med andre kommuner, men velger å stå alene, vil neste periodeskille bli 01.01.2027. Plan for periodisering:

1. Sett overføringsperiode (1.-2. år)
2. Saker som blir aktive i løpet av overføringsperioden beholdes i aktivt journalbase.
3. Sett strek etter overføringsperioden og saner journalbasen ved å legge avskrevne saker over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukket for registering av nye saker.
4. Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
5. Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avsluttede saker i en egen historisk base. Basen skal være lukket for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
6. Kopi av historisk base overføres til depot for langtidslagring, jfr. arkivforskrifta §3-17.