Generelt om bevaring og kassasjonFor arkivmateriale skapt før 1950 gjelder arkivforskriftens § 15. Her heter det at dersom Riksarkivaren ikke har fastsatt noe annet, skal alt arkivmateriale eldre enn 1950 bevares etter at arkivbegrensning er utført. Generelle bestemmelser for bevaring og kassasjon for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 finner vi i riksarkivarens forskrift kapittel 7 del I og del III. Forskriftens kapittel 7 del III finner du her. Bestemmelsene utgjør et minimumskrav og angir kun hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. For funksjoner og oppgaver som kommer til som nye eller som ikke er beskrevet i disse bestemmelsene, skal alt arkivmateriale bevares. Veileder til bevarings og kassasjonsbestemmelsene kom i 2014 og tar utgangspunkt i kommunens oppgaver. Veilederen hadde til hensikt å utdype regelverket og selve metodikken som er brukt til å formulere bevarings- og kassasjonsbestemmelsene. Veilederen gjelder fortsatt selv om det kom ny forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) fra 01.01.2018. Veilederen finner du her. Kassasjonsbestemmelser for Balsfjord kommuneDet er kommunen selv som må ta stilling til, og bestemmer, om materiale som ikke skal langtidsbevares skal kasseres. Kassasjon av enkelte sakstyper er med andre ord en mulighet - ikke en plikt. Bestemmer man seg for å kassere visse sakstyper skal det fastsettes kassasjonsfrister som angir tidligste tidspunkt for tilintetgjøring. Disse fristene skal nedfelles skriftlig i arkivplanen. Det vil i praksis si at det må utarbeides en kassasjonsplan med oversikt over hva som kan kasseres og når dette tidligst kan gjennomføres. Slike oversikter hører naturlig hjemme i kommunens arkivplan, og utarbeides i nært samarbeid med Arkiv Troms. Balsfjord kommune skal i tråd med nye bestemmelser utarbeide egen kassasjonsplan i samarbeid med Arkiv Troms og andre kommuner i Troms. Inntil videre skal all kassasjon drøftes med Arkiv Troms på forhånd. |