VirkeområdeKommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Kommunen skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine. I arkivdepotet skal arkiva bevarast for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk. Arkivdepotet skal føre register over arkiva og tilvekst, og halde oversyn og kontroll med arkivbestanden. Kvam herad har vedtatt følgjande ordning for avlevering og handtering av avslutta arkivmateriale i depot: Kommunen har med heimel i forskrift om offentlege arkiv § 18 gjort vedtak om overføring av depotoppgåver til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKA Hordaland). Vedtaket gjeld både papirarkiv og elektronisk arkiv og vert regulert av 3 avtaler; selskapsavtale, depotavtale og oppdragsavtale. Ved avlevering til depot hos IKA Hordaland vert ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til IKA Hordaland. Kommunen har framleis eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet vert teke vare på i samsvar med arkivlova § 6. Kommunen v/rådmannen, eller den som er delegert ansvaret, er og behandlingsansvarleg etter lov om personopplysningar for kommunen sine personregistre. IKA Hordaland er å rekne som ein ekstern databehandlar. Jf. depotavtale for papirarkiv (av 17.12.2020) har IKA Hordaland ansvar for:
- rettleiing som bidreg til at kommunen fyller lovpålagte krav i arkivlov m/forskrift om krav til vern, tilgjengeleggjering og formidling av ikkje-digitale arkiv
- drift av formålslokale som gjev arkivmaterialet vern mot skade frå vatn og fukt, brann og annan skadeleg varme, og mot skadeleg påverknad frå klima, miljø og skadedyr
- vern av arkiva mot skadeverk, innbrot og uautorisert tilgang
- å føre register over arkiva og tilvekst, og halde oversyn og kontroll med arkivbestanden
- å legge til rette for at arkiva er tilgjengeleg for bruk på lesesal, samt stø digital formidling av arkiva og bruk av nasjonale standardar og nasjonale fellesløysingar
- å levere handsaming av arkiv som inneheld personopplysningar og/eller særlege kategorier av personopplysningar
Jf. depotavtale for elektronisk arkiv (av 6.10.2020) har IKA Hordaland ansvar for:
- rettleiing som bidreg til at kommunen fyller lovpålagte krav i arkivlov m/forskrift om bevaring av dokumentasjon uavhengig av format
- å levere formålslokale og tekniske løysingar som hindrar tap av dokumentasjon av rettsleg, forvaltingsmessig og historisk tyding
- å sikre at elektronisk dokumentasjon er autentisk og tilgjengeleg over tid
- å føre register over elektronisk arkiv, fagsystem og tilvekstar, samt halde oversyn og kontroll med arkivbestanden
- å ha ei løysing for innsyn i deponerte eldre historiske data og dokumentasjon frå elektroniske arkiv og fagsystem
- å utvikle innsynsløysing for avslutta data og dokumentasjon yngre enn 20-30, samt bidra til at det vert utvikla nasjonale innsynsløysingar for elektroniske arkiv
|
|