|
Føremålet med periodedeling er å sørge for naudsynt plass til saksmappene i dagleg arkiv, samt å sikre framfinning ved større endring i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. Periodisering er difor ei kontrollert og systematisk overføring av uaktuelle saker frå dagleg arkiv til bortsettingsarkiv. Periodeskille føregår vanlegvis på to måtar - skarpt skille eller skille med overgangsperiode. Dette vil variere mellom dei ulike arkiva og kva som er grunnlag for periodedeling. Kvam herad har fram til 1.1. 2008 nytta skarpt skille ved kvar valperiode. 1.1. 2012 valgte Kvam herad å ikkje ha periodisering. Arkivet avslutter arkivsaker og overfører dei til fjernarkivet/depoet kontinuerleg. Ein planlegg skarpt skille ved overgang til fullelektronisk arkiv 1. januar 2016. Dette blei gjennomført 1.1.2016. For oversikt over periodiseringsmetode for dei ulike arkiva - gå til arkivserieoversynet. Arkivtenesta er ansvarleg for å gjennomføre periodedelinga. Ved skarpt skilje Skarpt skilje skal alltid nyttast viss periodiseringa markerer ei endring i ordningsprinsipp, ved endringar som inneber samanslåing eller oppsplitting av arkiv eller ved overgang til elektronisk journalføring. Ved skarpt skilje skal alle saker avsluttast seinast den datoen som er bestemt for periodiseringa. Ingen saker skal overførast til ny periode. Viss det etter periodisering kjem til nye dokument i ei gammal sak, skal det opprettast ei ny sak med referanse mellom dei to sakene. Hovudprinsipp ● Periodiseringsdatoen markerer eit skarpt skilje i arkiva ● Dato for registrering er avgjerande for kva periode dokumentet høyrer til i ● Ei sak kan ha dokument som er arkivert i ulike arkivperiodar ● Det skal registrerast referanse mellom saker som er arkiverte i ulike arkivperiodar Praktisk rutine 1. Fastsett dato for periodisering minimum eit halvt år på førehand 2. Informer sakshandsamarar om periodiseringa og kva rutinar dei skal følgje 3. Skriv ut restanselister til sakshandsamarane 4. Ved periodisering skal alle feilregistreringar vere merka med ”feilregistrert” og/eller ”utgår” 5. Ved periodisering skal arkivtenesta ha oversyn over eventuelle manglar i arkivet 6. Periodiseringsdatoen skal gammal arkivdel sperrast for nye registreringar. Det skal lagast uttrekk til depot 7. Opprett ny arkivdel. Denne skal definerast som arvtakar til tidlegare arkivdel. I omtalen av arkivdelen skal det liggje informasjon om periodiseringa. 8. Alle nye saker og dokument skal registrerast i ny arkivdel 9. Når det skal registrerast nye dokument som tilhøyrer gamle saker skal det opprettast ny sak. I journalen skal det vere referanse mellom saker som høyrer saman |