|
Arkivforskriftenes §2-7 første og andre ledd, fastsetter følgende forskrifter for opplysninger i journalsystemene:
” Innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å idenfisere dokumentet, så langt dette kan gjerast uten å røpe opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller medhald av lov, eller som kan unntakast frå offentleg innsyn etter §§5 eller 6 i offentlegheitslova. Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:
a) journalføringsdato
b) saks-og dokumentnummer
c) sendar og/eller mottaker
d) opplysningar om sak, innhald eller emne
e) dateringa på dokumentet I tillegg skal dokumentet inneholde arkivkode, ekspedisjons/eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. ”
Forskriften fastsetter også at dokumenter som tilhører samme sak, skal i journalen knyttes sammen med felles saksnummer eller annen henvisning.
Alle postjournaler som er i bruk i kommunen skal inneholde de obligatoriske journalopplysningene. Det inkluderer nødvendige opplysninger om eventuelle vedlegg. |