|
Arkiv
Hver arkivskaper i kommunen skal ha sitt eget arkiv (enkeltarkiv) Et arkiv skal oppbevares som en separat enhet og ikke blandes sammen med andre.
Når det blir gjennomført organisatoriske endringer i kommunen som fører til at arkivskapere blir delt eller slått sammen, skal arkivene etter de nedlagte arkivskaperne avsluttes og overføres til kommunens arkivdepot. Den nye administrasjonen som blir skapt av omorganiseringen vil bli en ny arkivskaper som må bygge opp et nytt enkeltarkiv. Aktive saker kan overføres til det nye arkivet.
Arkivserier og arkivdeler
Enkeltarkivene vil være inndelt i arkivserier. Dokumentene i en arkivserie vil vanligvis være ordnet etter et eget ordningsprinsipp. En arkivserie kan også ha et særlig innhold, eller et spesielt format, som gjør det nødvendig å skille serien fra annet arkivmateriale. De vanlige arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, sakarkiv og spesialarkiv. NOARK-4 og NOARK-5 baserte sak-/arkivsystemer benytter begrepet arkivdel. En arkivdel er en vilkårlig definert del av et arkiv, som blir behandlet som en særskilt enhet i sak-/arkivsystemet. En arkivdel må likevel ha et felles ordningsprinsipp.
Arkivdokumenter. Arkivbegrensning
Arkivloven definerer dokument som et medium som lagrer informasjon for senere lesing, høring, framvising eller overføring, og arkiv som dokumenter som blir til som ledd i virksomheten. I denne arkivplanen vil begrepet sakspost og saksdokument bli benyttet synonymt med arkivdokument. I NOARK-4 og NOARK-5 er arkivdokument synonymt med begrepet journalpost. Arkivdokumentene dokumenterer saksbehandlingen og vedtak hos en arkivskaper. For egne arkivskapere skal slike dokumenter journalføres og arkivlegges i samsvar med de regler som framkommer av denne planen. Dokumenter som ikke dokumenterer egen saksbehandling og egne vedtak skal skilles ut med arkivbegrensning. Arkivbegrensning vil si at et dokument som ikke er gjenstand for saksbehandling (og dermed er uten dokumentasjonsverdi), ikke skal journalføres og arkivlegges. I arkivplanen blir slikt materiale kalt informasjonspost og arkivuverdig materiale. Arkivbegrensning skal utføres som en del av det daglige arkivarbeidet. Postrutinene skal sikre at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert.
Saksbegrepet
En sak er definert som de arkivdokumentene som omhandler et spørsmål som er til behandling og som dermed dokumenterer behandlingsprosessen. Denne definisjonen bygger på den måten saksbegrepet er brukt i Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. Disse bruker begrepet abstrakt, dels som et spørsmål som er til behandling i et forvaltningsorgan (på grunnlag av eksterne eller interne initiativ), dels om selve saksbehandlingsprosessen. Konkret vil dermed en sak omfatte de dokumentene, registreringene, vedtakene osv som oppstår gjennom saksbehandlingen. I NOARK vil en sak (arkivsak) være sammensatt av flere journalposter (dvs dokumenter og journalførte opplysninger om dokumentene). En journalpost skal alltid knyttes til en sak. Begrepet utvalgssak – dvs. en sak som er til behandling i et kommunalt utvalg – må skilles fra det generelle saksbegrepet. Logisk sett vil en utvalgssak også være en arkivsak, dvs, et spørsmål som er til behandling. Arkivmessig vil det likevel være et skille, fordi en arkivsak vil omfatte alle dokumentene og journalregistreringene, mens utvalgssaken vil være en post på sakskartet til et møte med tilhørende dokumenter (”saksvedlegg”). I de fleste tilfeller vil de bare være en del av dokumentene i arkivsaken. I NOARK vil arkivsaker og utvalgssaker være registrert i ulike moduler og nummerert i ulikt telleverk.
Elektronisk arkiv
Som elektronisk arkiv regner vi edb-baserte sak-/arkivsystemer, databaser og andre IT-systemer som lagrer arkivopplysninger i digitalisert form. Et vilkår for innføring av elektronisk sakarkiv er at dette er basert på NOARK-standarden sitt O2-nivå. Før programvare som tilfredsstiller denne standarden blir tatt i bruk, skal sakarkivet være papirbasert. Edb-baserte register og databaser, slik som postjournal og ulike fagsystemer, kan bare oppbevares i elektronisk form når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste av disse er følgende: registreringer må kunne styres slik at de ikke overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat og de må ha tilknyttet metadata som gjør at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk. En sak skal være tilgjengelig i sin helhet enten i papirbasert eller elektronisk format.
Periodisering, bortsetting og avlevering av arkiv, kassasjon
Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder (jfr journalperioder), som i hovedsak samsvarer med en kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. Alle arkivskapere og journalenheter skal følge denne periodeinndelingen. Arkivet skal deles i fysiske enheter som følger arkivperioden. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal det avslutta arkivet fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to perioder i bortsettingsarkivet skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot (fjernarkiv). Før avlevering til arkivdepot skal det gjennomføres kassasjon i arkivet. Kassasjon vil si å fjerne og ødelegge arkivlagt materiale. Arkivlagt materiale kan i følge gjeldende lovverk kasseres bare etter tillatelse fra Riksarkivaren eller den han har gitt fullmakt. |