|
Inngående post
Posten til Grue kommune bringes av vaktmester til rådhuset hver dag ca. kl. 10.00.
Intern post bringes av interne medarbeidere til rådhuset. Arkivverdig post legges i hyllen scanning WebSak på Servicetorget, annen post fordeles til rette vedkommende i deres hyller.
Ikke arkivverdig post (eks. reklame, blader o.l) skilles ut og fordeles til aktuell avdeling.
Ingen i Grue kommune har personlig adressert post (Arkivloven med forskrifter §3-1). Derfor åpnes også post som er adressert til fagperson, dvs. med personnavn foran virksomheten/kommunens navn. All post åpnes av arkivtjenesten med unntak av:
- Posten til NAV Grue
- Konvolutter stilet til Fagforbundet
- Psykiatri- og rus
- Helsestasjonen
- Post som kommer fra sykehus og legekontorer
- Deler av post til: Fysio- og ergoterapiavdelingen, Tildelingskontoret, Sykehjemmet, Omsorgsavdelingen og Hjemmesykepleien
Arkivbegrensning Arkivbegrensning foretas ved poståpning og journalføring. Oppstår det imidlertid tvil om arkivbegrensning skal foretas eller ikke, er regelen at dokumentet skal journalføres. Følgende materiale skal ikke journalføres:
- Trykksaker
- Rundskriv
- Annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale
- Blanketter som ikke er utfylte
- Kladdeark
- Utkast
- kopier
- Tekstbehandlingsfiler
- Fakturaer
Utgående post Utgående brev sendes som B post etter postens nye rutiner i 2018. Servicetorget frankerer all utgående post, som blir hentet av vaktmester ca. kl. 14.30 hver dag. KS SvarUt ble innført i november 2018 for Grue kommune og 28.01.2019 for NAV Grue. |