|
Vi har 2 arkivserier på Brukerjournal, - en hovedjournal og en passiv Brukerjournal aktiv - hovedjournal:
- Journalen skal inneholde observasjoner, vurderinger, beslutninger, utførte tjenester/-handlinger og annen relevant informasjon om brukeren.
- I den elektroniske journalen skal all dokumentasjon, både inn og ut, journalføres. Unntaket er hjemmejournalen som regnes som bijournaler og legges kun i den papirbaserte mappa.
- Den papirbaserte brukermappa skal inneholde alle dokumentene på brukeren. (Her bør det føres en manuell liste over det som finnes i mappa.)
- Journalnotatene skrives ut fra Profil og legges på mappa, - senest når klientforholdet avsluttes (ved overføring til passivt arkiv)
- Brukere som har veldig ”store” mapper kan deles opp i A og B journal. I B-journalen kan det plukkes ut dokumentasjon som har ”mindre verdi” for dagens situasjon. Det settes ned regler på hva som skal være i A og B journalen. Det må anmerkes både elektronisk og i papirmappa at det finnes en B-journal. (I Profil er det et merknadsfelt i Brukerbildet som kan brukes til dette.)
- Når journalen ikke har vært i aktivt bruk over en viss periode (2 år ?) overføres den til passivt arkiv.
- I Profil vil aktive brukermapper være merket med ”Aktiv”
Brukerjournal passiv
- Alle brukermapper som ikke er aktive settes i passivt arkiv. Det kan være når brukeren er død, flyttet eller når brukertjenestene er avsluttet.
- Brukere som har vært passive i 10 år avleveres til sentralt depot. Mappene skal være ryddet.
- Avlevering hvert 4. år
Mappene på brukere som er passive tas tilbake til aktivt arkiv når de blir aktive igjen. Er mappene allerede avlevert til depot opprettes ny mappe. Skille mellom aktive og passive mapper En bruker kan ha flere forskjellige brukertjenester og alle tjenestene må legges inn i Profil En mappe kan ikke avsluttes før alle brukertjenestene er avsluttet. De merkantile ressursene på de aktuelle virksomhetene blir ansvarlig for å finne rutiner på dette. Rutinene sendes arkivleder som tar de inn i arkivplanen. Overføring av mapper mellom virksomhetene De papirbaserte mappene følger brukeren mellom de forskjellige virksomhetene. Mappene skal være ryddet før overføring. Rapporter over utløste trygghetsalarmer Alle utløste alarmer kommer til en ”felles sentral”. Alarmene blir videresendt til vakttelefonen. De som har vakta loggfører alle utløste alarmer i journalen til brukeren, - både ekte og falske alarmer. Når vedkommende bruker ikke lenger har bruk for trygghetsalarmen blir det kjørt ut en rapport over alle alarmer som vedkommende har utløst. Rapportene legges i journalen til brukerne og makuleres når mappa avleveres til depot. Tidligere ble rapportene tatt ut på ”ruller” samlet for alle brukerne. Disse rapportene oppbevares i 10 år før de makuleres. |