Skriveregler for sakstitler og dokumentbeskrivelseFelles og ensartede skriveregler for saks- og dokumentbeskrivelser i P360 er viktig. Det sikrer en enkel, hurtig og nøyaktig gjenfinning av dokumenter.
Sakstittelen skal være dekkende for alle kommende dokumenter i saken.
Dokument og filbeskrivelsen skal være dekkende for det aktuelle dokumentet/filen. Vi bruker aldri personnavn i sakstitler i generell saksbehandling.
- Altså i saker der man lager tittelen selv. (I arkivdelene Sakarkiv, Eiendom, Landbruk og Plan)
- Unntak: I saker knyttet til arkivdeler knyttet til person (Personal, Elev m.m.) der det ofte er laget "saksfraser" som inneholder personnavn, skal personnavn likevel benyttes.
- Og det kan gjøres unntak i saker som er unntatt offentlighet, dersom offentlig tittel ikke inneholder personnavn.
Vi bruker aldri personnavn i dokumenttitler og filtitler.
Språk
- Unngå bruk av anførselstegn, kolon, komma osv. Bruk heller bindestrek eller stor bokstav for å markere tittel og lignende.
- Unngå bruk av punktum etter forkortelser i sakstittel eller dokumentbeskrivelse.
- Kun norsk bokmål skal benyttes. Unntak er prosjektnavn, enkelte fremmedspråklige faguttrykk, organisasjonsnavn og lignende som ikke naturlig kan oversettes.
- et norske alfabet benyttes uten apostrofer, tødler osv.
SakstittelDette skal være en dekkende beskrivelse av hele saken (alle sakens dokumenter). Det er viktig å få med hvilken type sak det er og hva den omhandler:
| Type saker
|
Kommentarer
|
Eksempler på sakstitler
|
| Høringer som skal besvares opprettes som egen sak
|
Hele tittel på høringen
|
Høring – Ny skoglov
|
| Klage
|
Hva klagen dreier seg om og hvem som klager (hvis firma/organisasjon - iKKE bruk personnavn)
|
Klage – Import av epler – Saftfabrikken ASA
|
| Personal/elev/barnehagebarn
|
Hva slags mappe og hvem sin mappe. NB! Husk skjerming av personnavn
|
NB! Se egne rutiner for personal og elevsaker
Per Persen - Søknad om utdanningspermisjon
Kari Norman - Underveisvurderinger
Per Norman - barnehagemappe
|
| Ledige stillinger/ansettelser
|
Tittel på hvilke type stilling, fast/vikariat og stillingsstørrelse
|
Importeres fra Webcruiter
|
| Byggesak
|
Gårds og bruksnummer - adresse - beskriv tiltak
|
5/80 - Telthusveien 1 - søknad om tiltak - oppføring av garasje
|
| Delingssak
|
Gårds og bruksnummer - adresse - beskriv tiltak
|
5/80 - Telthusveien 1 - søknad om fradeling av eiendom
|
| Plansak
|
Beskriv hvilke type plan - hvor planen gjelder eller hva planen gjelder
|
Reguleringsplan - Ubergsmoen
Kommuneplan - revidering av kommuneplan
Arkivplan
|
| Husleiekontrakter
|
Gårds og bruksnummer - adresse til eiendom
|
Husleiekontrakt 1/1 – Eventyrveien– leilighet 1
|
| Tilskudd
|
Beskriv hva slags tilskudd
|
Tilskudd - kulturarrangementer 2017
|
| Startlån/tilskudd
|
Hva det søkes om og navn på søker. NB! Husk skjerming av personnavn
|
Startlån - Per Norman
|
| Egenerklæring om konsesjonsfrihet
|
GBN og adresse
|
Egenerklæring om konsesjonsfrihet - 1/1 - Telthusveien 1
|
| Samlesaker årlig/perioder
|
Kort beskrivelse - årstall eller periode
|
Kontrollutvalget 2017
Kontaktmøter med hovedtillitsvalgte 2017
Viltfond 2017
Diverse valg og suppleringsvalg- Kommunestyret 2015 - 2019
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DokumentbeskrivelseBeskriver hvert enkelt dokument i saken. Dokumentbeskrivelsen skal være slik at den lett identifiserer dokumentet og at den sørger for å skille dokumentene i saken fra hverandre. Det er ulike beslutningsposisjoner for de enkelte dokumentene: Pengebeløp skal ikke fremgå i sakstittel eller dokumentbeskrivelse.
| Undersøkelse/beskrivelse:
|
Hvilke type undersøkelse/beskrivelse av hva:
Analyse av..,
Befaring av..,
Besiktigelse av..,
Beskrivelse av..,
Forsøk med..,
Informasjon om …,
Inspeksjon av..,
Kontroll av..,
Måling av..,
Observasjon av..,
Orientering om..,
Overvåkning av..,
Redegjørelse for..,
Studium av..,
Undersøkelse av..
|
| Anmodninger/tilrådninger:
|
hvilken type henstilling om, å gjøre hva, vedrørende hva:
Anbefaling om..,
Anmodning om..,
Begjæring om..,
Forespørsel om..,
Forslag om..,
Forslag til..,
Henstilling om..,
Innbydelse til..,
Innstilling om..,
Invitasjon til..,
Oppfordring til..,
Søknad om..,
Tilbud på..,
Tilrådning om..
|
| Pålegg/vedtak:
|
Hvilken type pålegg, å gjøre hva, vedrørende hva:
Anvisning av..,
Avgjørelse om..,
Beslutning om..,
Bestemmelse om..,
Innkallelse til..,
Instruks om..,
Pålegg om..,
Påbud om..,
Vedtak om..
|
| Rammesvar/avgjørelser i et regelverk:
|
Hvilken type henstilling om, å gjøre hva, vedrørende hva:
Anbefaling om..,
Anmodning om..,
Begjæring om..,
Forespørsel om..,
Forslag om..,
Forslag til..,
Henstilling om..,
Innbydelse til..,
Invitasjon til..,
Oppfordring til..,
Søknad om..,
Tilbud på..,
Tilrådning om..
|
| Rammesvar/avgjørelser i et regelverk:
|
Andre benevnelser i denne sammenheng kan være:
• Innspill - Eks: Innspill til handlingsplan for modernisering
• Merknader til..., - Eks: Merknader til rapport om dyrehelse
• Høringsuttalelse.., - Eks: Høringsuttalelse – Ny skoglov
• Høringsbrev – U-dok - Eks: Høringsbrev – Ny skoglov
• Høringsbrev – I-dok - Eks: Høringsbrev – Alkoholloven
• Høringssvar - Eks: Høringssvar - Alkoholloven
• Oversendelse - Eks: Oversendelse av rapport om dyrehelse
|
Forkortelser i sakstittel eller dokumentbeskrivelseForkortelser skal brukes i minst mulig grad for å sikre god søkbarhet. Men noen unntak finnes:
| Eksempel på forkortelser
|
Forkortes med:
|
| Stortingsmelding:
|
St meld
|
| Stortingsproposisjon:
|
St prp
|
| Odelstingsproposisjon:
|
Ot prp
|
| Kongelig resolusjon:
|
Kgl res
|
| Norges offentlige utredninger:
|
NOU Eks: NOU 2003:30
|
| Gårds- og bruksnummer:
|
gbn xx/xx kommune Eks: gbn 53/4 (Hvis det er annen kommune tilføyes kommunenavn sist)
|
| Spørsmål
|
spm
|
| Punkt
|
pkt
|
| Kapittel
|
kap
|
| Vedrørende
|
vedr
|
| Informasjon
|
info
|
| Jamfør
|
jfr
|
Dato i sakstittel eller dokumentbeskrivelse
| Datobeskrivelse
|
Forkortelse
|
Eksempel
|
| Enkel datobeskrivelse
|
ddmmåå
|
170516
|
| Dato for forskrifter og lover
|
dd.mpned åååå nr. xx
|
Forskrift av 10. oktober 1996 nr 997 om grenseverdi av................
|
| Datointervall
|
ddmmåå - ddmmåå
|
170504 – 190504
|
| Indikasjon på år
|
åååå
|
2004
|
| Årsintervall
|
åååå – åååå
|
2004 – 2005
|
Avsender / mottakerAvsender og mottaker skal som hovedregel registreres ved oppslag i folkeregisteret/enhetsregisteret i P360 og lagres i kontaktregisteret. Dersom det er interne mottakere (ansatte i Vegårshei kommune), kontakt arkivtjenesten dersom de ikke er opprettet i kontaktregisteret. Før kontaktopplysninger opprettes skal det gjøres et søk i kontaktregisteret på om kontakten allerede er registrert. NB! Når det er en organisasjon eller et firma som er avsender så skal dette komme fram i registreringen. Ikke personnavn til personen som er avsender. Det kan eventuelt registreres som en "kontaktperson" i virksomheten i kontaktregisteret.. Epostadresser skal ikke registreres som avsender/mottaker. Dersom det ikke er mulig å registrerer kontakten ved oppslag i folkeregisteret/enhetsregisteret gjelder følgende:
| Avsender/mottaker
|
Registreres slik
|
Eksempel
|
| Personnavn
|
Fornavn Etternavn
|
Per Pedersen
|
| Ambassader
|
Den norske ambassade i (By)
|
Den norske ambassade i Paris
|
| Institusjoner
|
Mest mulig fullstendig navn – ikke forkortelser,
|
Vegårshei bo- og omsorgssenter (VBO)
|
| Advokater - firma/bedrift
|
Advokat Fornavn Etternavn
|
Advokat Per Pedersen
|
| Advokatfirma/firma/bedrifter
|
Mest mulig fullstendig navn – ikke forkortelser event. forkortelser i tillegg
|
Advokatene Solbraa, Hjermann, Tollefsen DA /
Kommunenes Sentralforbund (KS)
|
|
|