- En journal er en oversikt over alle inngående brev/eposter, utgående brev/eposter og interne notat i sak-/arkivsystemet til kommunen
- Arkivforskriften § 9 slår fast at plikten til å føre journal
- I journalen føres all sakspost - også den som er unntatt offentlighet
- Kommunen har plikt til å legge journalen til sentralførende enheter tilgjengelig på nettsidene - offentlig postjournal
- Journal fra fagsystem blir ikke publisert på nett
- Arkivtjenesten journalfører alle inngående og utgående brev/eposter og interne notater som er arkivverdige. Konvertering til arkivformat (pdfA) skjer etter journalføring.
Krav til journalopplysninger:
- Mottaksdato
- Avsender/mottaker (med firmanavn om det ikke er fra privatperson)
- Saksmappe
- Enhet og navn på saksbehandler
- Offentlighetsvurdering
- Tilgangskode
- Arkivskaper/journalførende enhet
- Arkivkode
Innkomne saksdokumenter Arkivtjenesten journalfører hver dag alle innkomne saksdokumenter. Dette skjer samtidig med registrering. Unntaket er e-poster som saksbehandler selv importerer til sak/arkivsystemet fra Outlook. Disse blir journalført av arkivtjenesten innen tre dager, sammen med andre utgående dokumenter og interne notater. Egenproduserte saksdokumenter
- Saksbehandler arkiverer alle saksdokumenter de selv produserer, i og med at all saksbehandling skal foregå i sak-/arkivsystemet. Alle dokumenter i samme sak skal være samlet og tilgjengelige.
- Arkivtjenesten journalfører hver dag alle utgående brev/eposter og notater, samt inngående epost saksbehandlere importerer selv, som er mer enn en dag gamle. Ved journalføring skjer og en kontroll med at alle egenproduserte saksdokumenter er ført rett i systemet
- Korrespondanse som utveksles mellom enheter i kommunen kan ikke unntas offentlighet med begrunnelse i at de er organinterne dokumenter. Interne notater må og vurderes i forhold til offentlighetsloven/forvaltningsloven.
Personsensitive arkiv
- En del post med sensitive opplysninger føres ikke i sak/arkivsystemet, men i fagsystem.
- Ettersom fagsystemene i all hovedsak ikke er godkjente arkivsystemer, må det være papirbasert dagligarkiv i brannsikre arkivskap for alle fagsystemer i kommunen.
- Tilgang til å lese i arkivdelene, saksmappene og journalpostene i sak/arkivsystemet som inneholder personsensitive opplysninger, blir regulert etter hvilke tilganger den enkelte saksbehandler har.
Du finner mer spesifisert oversikt over hvilke dokumenter som er arkiv og bevaringsverdige i kap II i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser.
I 2019 vil vi påbegynne arbeidet med vår egen bevarings- og kassasjonsplan. Du kan også finne informasjon om bevaring på arkivverket sider. |
|