|
Elektroniske registre og databaser er lagret på fysiske servere plassert på datarom i rådhusets 1. etasje. Tilgang til og lagring av elektroniske data er fysisk sikret og delt i åpen og sikker sone. Åpen sone utgjør rådhusets hovednett med lagring av dokumentdatabase for Kontor2000/ESA og elektroniske data, bilder og kart produsert av kommunale avdelinger på rådhuset. Sikker sone er eget nettverk med ekstra sikkerhet for behandling av sensitive personopplysninger, og lagrer databaser med journalopplysninger for fagsystemer for pleie- og omsorgstjenesten, sosialtjenesten, legetjenesten og helsestasjon. Den tekniske datasikkerheten i nettverket ivaretas ved bruk av såkalt ”ytre – indre brannvegg - ruter” basert på CheckPoint Firewall1, som sikrer kommunikasjon og dataflyt mellom åpen og sikker sone. Tilgang til åpen og sikker sone er sikret med personlig brukernavn, nettverkspassord og tilgangsrettigheter. Passordvarighet er 60 dager. Brukere på sikker sone har tilgang til åpen sone via terminalserver. For daglig backup av data benyttes HP OpenView storage (DataProtektor Manager) og LTO Ultrium taper. Det tas full backup av elektroniske data alle virkedager med daglig rullering. En gang ukentlig tas full backup av åpen og sikker sone – rulleres hver 4. uke. Ukestaper oppbevares i safe i tilfluktsrom i rådhusets 1. etasje. Ved årsskifte tas full backup av all data som oppbevares i brannsikret skap i 1. etasje på Rådhuset. Ingen rullering.
Elektroniske registre og databaser Agdenes kommune har ikke fullelektronisk arkiv, og avleverer ikke elektronisk til arkivdepot. K2000/ESA lagrer dokumenter i doc-format, som ikke er godkjent lagringsformat for avlevering til arkivdepot. Arkivmaterialet lagres en gang elektronisk og en gang på papir. Ved avlevering til arkivdepot skal materialet være konvertert til et maskinuavhengig dokumentlagringsformat (pdf) godkjent av Riksarkivet (Jfr. Riksarkivets nye avleveringsbestemmelser for elektroniske arkiv). Dette krever bl.a. mulighet for å lese ut informasjon også etter mer enn 20 år. Ved en overgang til fullelektronisk arkiv og elektronisk avlevering til arkivdepot må saksbehandlingssystemet minst være v.6.0 og konvertering til godkjent format for dokumentlagring. Dette er sakset fra arkivplan, kanhende ASB har noe annet..... |