|
Oppfølging av saker og journalposter:
Saksbehandler skal hver dag følge opp saker og journalposter vedkommende er ansvarlig for ved blant annet åpne de elektroniske listene (Ubesvarte dokumenter) som finnes i Public 360.
”Ubesvarte dokumenter”
Denne listen viser alle journalposter vedkommende saksbehandler har fått og har restanse på.
"Historikk" viser hvilke saker, dokumenter, kontakter med mer som saksbehandler har åpnet i Public 360.
Sjekk av saksbehandler – sak/dokumentpost:
Saksbehandler skal kontrollere at vedkommende er rette saksbehandler for saken.
Sjekk av saks- og dokumentpost-tittel:
Saksbehandler skal kontrollere at journalpost/dokument er registrert i riktig sak. I tillegg skal saksbehandler kontrollere og eventuelt rette saks- og journalpost-tittel.
Er dokumenter registrert i feil sak må denne flyttes. Saksbehandler er ansvarlig for å gi arkivet beskjed, slik at dette kan bli gjort.
Sjekk av ordningsverdi:
Saksbehandler skal sjekke - i den grad det er mulig - at ordningsverdi/arkivkode på saka stemmer.
Produksjon av brev og dokumenter:
Saksbehandler er ansvarlig for at dokumentpost knyttes til riktig sak, og at alle opplysninger blir registret.
Saksbehandler er ansvarlig for at utgående brev underskrives - i den grad ikke "SvarUt" benyttes - og sendes ut.
Avskrive dokumenter:
Saksbehandlere skal følge opp egne restanser fortløpende i systemet.
Saksbehandler er ansvarlig for at dokumentpost besvares eller avskrives.
Avslutte saker:
Saksbehandler er ansvarlig for å endre status på saka fra "under behandling" til "avsluttet av saksbehandler" slik at arkivet kan avslutte saka.
Innsynsbegjæring:
Saksbehandler er ansvarlig for å besvare innsynsbegjæringer etter Offentleglova.
Innsynsbegjæringer finnes under "Arbeidsflater", "Saksbehandling" og "Innsynsbegjæringssaker". Innsynsbegjæringer skal behandles "uten ugrunnet opphold", dvs. senest innen 3 - 4 dager.
Ved ferie og sykdom besvares innsynsbegjæringer av overordna eller arkivtjenesten. |