|
Rutiner for bruk av utvalgsmodulen i ePhorte
Utvalgssekretær (i Gjerstad like med arkivansvarlig) har også ansvar for utvalgsbehandlingen i Public 360.
Alle saker som er til behandling av kommunens utvalg skrives i Public 360 utvalgsmodul, jf. arkivforskriften §§ 2-6, 3-20, offentleglova § 18d. Dette gjelder formannskapet, kommunestyret, planutvalget, administrasjonsutvalget, arbeidsmiljøutvalget, valgstyret, eldrerådet, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Gjerstad ungdomsråd.
Noen få utvalg, slik som samarbeidsutvalg ved barnehage og skoler, klageutvalg, utvalg for eiendomsskatt mv, har en liten møtehyppighet og disse sakene finnes i samlemapper (pr. år) i saksarkivet i Public 360. Det er opprettet en egen arkivdel for disse. Utvalgsmodulen dekker de funksjoner som er nødvendig for å administrere og avholde møter: innkalling, saksliste, møteprotokoll og særutskrift med vedtak. Når det er fattet vedtak i et møte, ekspederes vedtaket som en særutskrift (N-notat) til den som skal effektuere vedtaket eller til de ulike parter i saken. Utvalgssekretær er ansvarlig for utvalgsbehandlingen.
All saksbehandling i møtet skal føres i møteboken. Utsatte saker skal gjengi all tekst fra tidligere behandling. Vedtaksteksten må ikke vise til andre vedtak uten at disse er referert. Innstillingsteksten skal ikke endres etter møtet. Det skal føres møtebok etter hvert møte.
Når møtet er avholdt skal det lages særutskrift av alle saker som ble behandlet. Disse kommer i saksbehandlernes innbokser. Saksbehandler har ansvaret for å underrette parten(e) om vedtaket. Datatilsynet anbefaler at saker som gjelder elever og klienter legges frem for folkevalgte organ i anonymisert form. Dette vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene sladdes i sakspapirene til utvalgsmøtet. I den endelige utgaven av møteboka tas alle opplysninger med. Saker som skal behandles som unntatt offentlighet sendes kun som brevpost, og samlet inn etter behandling av saken.
Medlemmer av kommunestyre, formannskap, planutvalg, valgstyre og kontrollutvalg er utstyrt med nettbrett, og møteinnkalling og møteprotokoll til disse distribueres elektronisk.
Alle andre får møteinnkalling og protokoll som brevpost. |