|
Journalføring i Public 360 og i tilknytning til fagsystemene Arkivforskriften fastsetter i § 2-6 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere. For at all sakspost skal fanges opp i journalen, er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal derfor foregå enten i Public 360 eller i fagsystemer. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet. Journalføring i Public 360 Journalføring av innkommende saksdokumenter Journalføring i P360 utføres ved at det enkelte dokument først registreres og deretter skannes. Dokumentet konverteres til PDF-A når det er registrert og journalført. E-post, telefaks, sms og mms behandles på samme måte som papirdokumenter. I journalen registreres arkivskaper/journalførende enhet, mottaksdato, avsender/mottaker, referanser, arkiv- og emnekode (primær og sekundærkode), saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling, offentlighetsvurdering og tilgangskode. Saksdokumenter klasseres etter arkivnøkkel (K-koder), eller objektkoder. Dokumentet knyttes enten til en eksisterende sak eller det opprettes en ny sak. Hvis den eksisterende saken finnes i Public 360 (e-arkiv) bør en kryssreferanse skrives på saksmappen. Journalføring av egenproduserte saksdokumenter
Saksbehandler har primæransvaret for å ferdigstille (ekspedere) utgående brev og interne notat, utredninger og saksframlegg til politisk behandling, og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Saksbehandler oppretter selv ny sak ved behov. Hvis et dokument er ført i feil sak, melder saksbehandler fra til arkivet, som overfører dokumentet til riktig sak. Saksbehandleren har også ansvar for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes. Dette gjøres ved at saksmappa markeres som "avsluttet av saksbehandler" (AS).
Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med e-post med mindre kryptering benyttes. Arkivtjenesten skal kontrollere at de egenproduserte saksdokumentene er korrekte før de journalføres. Journalføring av organinterne dokumenter
Arkivforskriften § 2-6: Organinterne dokument registrerer organet i journalen så langt organet finn det tenleg. Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalføres.
Offentleglova begrenser denne muligheten ved at prinsippet om offentlighet er utvidet til å gjelde dokumenter som utveksles mellom enheter med selvstendig avgjørelsesmyndighet innad i kommunen. I klartekst betyr dette at korrespondanse som utveksles mellom ytre enheter og sentraladministrasjonen ikke kan unntas offentlighet. Journalføring i tilknytning til fagsystemene Klientpost/pasientpost til journalenheter med meldepliktige personregistre (NAV, Familiehuset, pleie og omsorg og Barneverntjenesten Øst i Agder) skal av sikkerhetsmessige grunner ikke tas inn i P360, men føres i egne fagsystemer med egen postjournal. Ettersom ikke alle fagsystemene ikke er Noark-godkjent, må alle dokumenter bevares på papir. Når det gjelder rutiner for manuell journalføring henvises til arkivplan for perioden 2006 – 2012. Fagsystemer som ikke behandler dokumenter med spesielt sensitivt innhold kan journalføres i Public 360. |