|
Inngående post blir levert i egen postkasse på kommunehuset ca. kl 08:30, annenhver dag.
Posten hentes av arkivtjenesten i stab, som er ansvarlig for postbehandling av all post. Telefaks, elektronisk post (e-post), sms og mms skal behandles som vanlig post.
Post som skal inn i Public 360, stemples med poststempel. Post som skal viderefordeles stemples med datostempel. Dokumenter som senere skal tinglyses eller returneres, må ikke stemples!
Gjerstad kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Når saksbehandlere mottar e-post direkte, plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Saksbehandleren eksporterer selv e-posten til Public 360 eller videresender den til arkivtjenesten for registrering. Følgende e-post adresse skal benyttes: postmottak@gjerstad.kommune.no.
Personlig adressert post, dvs. når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale virksomheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende. Dersom stillingsbetegnelse er påført før navnet regnes det oftest som tjenestepost og ikke personlig post, selv om mottagers navn står foran virksomhetens.
Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være offentlig post, skal straks levere den til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen gjelder også for telefaks og elektronisk post.
Post til spesialarkivene skal ikke scannes, men registreres og arkiveres ved uteenhetene. Åpning av verdipost (kontanter, sjekker og lignende): Tilkall straks personell ved økonomikontoret for bistand eller tilstedeværelse, dvs. en av følgende; økonomisjef, regnskapsansvarlig eller saksbehandler. Personell fra administrasjonsenheten eller rådmann kontaktes dersom disse ikke er tilstede.
- Tell opp og registrer beløpet og signer begge to på vanlig kommunalt brevpapir.
- Tilfellet skal også registreres i kommunens saksbehandlingssystem dersom beløpet er anonymt eller ikke gjelder oppgjør for krav som kan identifiseres i økonomisystem eller skatteregnskap.
- Økonomisjef angis som saksbehandler av registrert sak om mottatt verdipost.
- Rådmann skal varsles om innkommet verdipost ved kopi av registrering.
- Rådmann avgjør eventuell offentliggjøring av slik verdipost.
Politiattest:
Politiattester legges i posthylle til den enhet vedkommende er ansatt i. For nærmere beskrivelse av politiattest, se pkt. 3.1.2
Anbudsdokumenter:
Konvolutter (herunder også minnepenn/cd/dvd etc) merket med "Anbud" skal ikke åpnes, men konvoluttene stemples med dagens dato og klokkeslett. Videresend til aktuelle saksbehandler, eller oppbevares i tilleggsarkiv til anbudsfristen er gått ut.
Etter at anbudsfristen er gått ut registreres anbudet i Public 360.
Høringer:
Alle høringer tas inn i ei samlesak pr. år. Høringer som blir besvart/behandlet, overføres egen mappe. Høringer som ikke har vært gjenstand for saksbehandling blir liggende i samlemappe. Alle rutinebeskrivelser ligger i pkt. 3.1.16. |