|
Avlevering fra et arkivskapende organ vil si at arkivdepotet det vil si; AAks, arkivavdelingen, overtar råderetten over arkivmaterialet, herunder ansvaret for alt videre teknisk vedlikehold og de tekniske konverteringer som senere kan være nødvendige. Deponering av arkivmateriale betyr at arkivskapende organ (deponenten, Gjerstad kommune) sender kopi av det elektroniske materiale (i hht bestemmelser i disse retningslinjene) som oppbevares utilgjengelig for bruk i AAks, arkivdepotet. Gjerstad kommune har fortsatt det fulle ansvaret for materialet, og må vedlikeholde det aktuelle IT-systemet og betjene brukere inntil den formelle avleveringen har funnet sted. Et organ som deponerer elektroniske arkivmateriale, kan følgelig ikke slette arkivdata i sitt IT-system. Når elektronisk materiale skal deponeres i AAks, arkivavdelingen, etter bestemmelser i eller i medhold av arkivforskriften §§ 3-17 og 5-2, kan administrasjonssjefen bestemme at materialet i stedet skal avleveres. Dersom Gjerstad kommune ønsker å benytte andre metoder for behandling av elektronisk arkivmateriale ved avlevering og/eller deponering, må det presenteres et samlet opplegg som legges fram for Riksarkivaren til godkjenning. AAks har utarbeidet instruks for avlevering/deponering av elektroniske arkiv og registre. |