|
Gjerstad kommune har inngått avtale med Aust-Agder kulturhistoriske senter (AAks), arkivavdelingen, om deponering av eldre og avsluttede arkiv AAaks yter god service overfor kommunen, og har tatt imot betydelige metre med arkivmateriale som ikke har vært ryddet. Saksarkiv frem til 1994 er avlevert Aaks. Arkivplanen viser hvor arkiver som ikke er avlevert til Aaks oppbevares. Kommunen har eiendomsretten til arkivmateriale avlevert til AAks. Depotordningen har følgende basisoppgaver:
- Ta imot avleveringer i henhold til instruks
- Vedlikeholde arkivkatalog i henhold til avleveringslistene
- Gi brukere tilgang til kommunens historiske arkiv i samsvar med de regler som er fastsatt i denne planen, og gi rettledning i forhold til dette
- ha ansvar for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene
Eldre arkiv skal i Gjerstad kommune avleveres etter 12 år. Materiale som blir overført til depot, skal være kassasjonsbehandlet. Etter avlevering overføres ansvaret for arkivene til AAks.
Depotordning personregistre
Personregistre med sensitivt innhold skal avleveres til AAks 10 år etter at de er ute av aktivt bruk. Det avleverte materialet skal være kassasjonsbehandlet og listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet gjelder for. AAaks har utarbeidet instruks for avlevering av papirbasert arkiv. |