|
Strømstans: Når strømmen er borte vil arbeidet med journalføring, saksbehandling og postlister stanse opp. Kopimaskin kan heller ikke brukes. Strømmen er borte 1 dag: arbeidet utsettes til strømmen er tilbake. Strømmen er borte mer enn 1 dag: inngående post journalføres for hånd. Saksbehandler får originalen som må leveres til arkivet for skanning når strømmen er tilbake. Arkivpersonalet utarbeider lister for å passe på at all post blir skannet. Kommunens IT-konsulent er ansvarlig for sikkerheten for datarommet i Tvedestrand hvor serveren til Ephorte er plassert. Vannskader: Ved mindre fuktskadear holder det å lufttørke arkivmaterialet. Protokoller bør åpnes og settes på høykant, eller legges med trekkpapir mellom sidene. Dokument bør tas ut av arkivboksene og legges utover i mindre bunker. Fjern plast og binders, dersom dette ikke alt er gjort. Man kan gjerne bruke kondensfjerner og kaldluftvifter, men man bør unngå varme. Dette øker nedbrytningshastigheten i papiret og kan gi grobunn for sopp. Ved større vannskader skal arkivmaterialet legges i tette plastposer/sekker og fryses ned så fort som mulig for å stanse blekkutflyting, soppvekst, og annen nedbrytning av papiret. Send arkivmaterialet i nedfrossen tilstand til et spesialfirma som kan frysetørre arkivmaterialet. |