|
Gjerstad kommunes arkiv er i utgangspunktet offentlig. Unntak kan bare gjøres når det er hjemmel for unntaket i Lov om offentlighet i forvaltningen av 19. juni 1970. Meroffentlighet skal alltid vurderes. Saksbehandler har det endelige ansvaret for at dokumenter som skal unntas offentlighet blir unntatt. Arkivpersonalet er ”medhjelpere” og foretar en forhåndsvurdering ved journalføring. Dokumenter som skal unntas offentlighet merkes i Ephorte med tilgangskode og hjemmel og skjermes. Hvilke opplysninger som skal skjermes vurderes i hvert enkelt tilfelle. Vanligvis vil kun enkeltord ha behov for skjerming, ikke hele tittelen. Avsender/mottakernavn skjermes der dette er nødvendig. Når personnummer brukes som klassering skal denne alltid skjermes, alternativt utelates kolonnen for klassering på postlista. Inngående post som er merket unntatt offentlighet blir av arkivpersonalet unntatt offentlighet i Ephorte. Saksbehandler skal avgjøre om denne skal stå. Inngående post som ikke er merket med unntatt offentlighet skal vurderes av arkivpersonalet. Deretter skal saksbehandler gjøre den samme vurderingen. Saksbehandler har det endelige ansvaret, og må evt gjøre endringer i Ephorte. Saksbehandler har ansvaret for å vurdere unntatt offentlighet for utgående dokumenter. Riktig hjemmel må brukes. Ephorte inneholder oversikt over aktuelle paragrafer, samt deler av lovteksten. Postlister (offentlig journal) sendes til pressen eller legges ut på kommunens hjemmeside. Allmennheten har også anledning til å se postlistene og be om innsyn. Arkivpersonalet vil kontrollere listene før de sendes ut, for en siste kontroll. Postlistene vil inneholde en komplett oversikt over inngående og utgående post, og interne dokumenter hvis det er ønskelig. Det er viktig å også offentlighetsvurdere interne dokumenter, dette fordi interne dokumenter som ikke skal være offentlige også må skjermes for de andre brukerne av Ephorte. Det er teknisk mulig å legge alle offentlige dokumenter ut i fulltekst på kommunens hjemmeside i forbindelse med publisering av postlista hver dag. Arkivleder vil fremme dette som en sak for kommunestyret innen neste rullering av arkivplanen. Det lages en postliste pr dag. Saksbehandler skal ha mulighet til å vurdere sine journalposter før postlistene sendes ut. Dag 1 journalføres posten innen kl 14 og fordeles (alle avvik meldes på epost). Leder som skal fordele gjør dette mellom kl 14 dag 1 og kl 10 dag 2. Dag 2 etter kl 10 og frem til kl 10 dag 3 offentlighetsvurderer saksbehandler sin post og gjør evt. endringer. Dersom saksbehandler er borte, må vedkommende sørge for at leder gjør vurderingen. Dag 3 etter kl 10 sendes postlista ut. Se også kapitlet Visuell visning av postgangen. Innsynsbegjæringer skal ved behov vurderes og avgjøres av saksbehandler. Arkivpersonalet ekspederer innsyn. Innsynsbegjæringer skal avgjøres og ekspederes innen neste virkedag. |