|
Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført. All saksbehandling i Gjerstad kommune skal foregå i Ephorte eller i fagsystemer. Saksbehandler må hver dag sjekke i Ephorte om det er kommet ny post. Saksbehandler har ansvaret for å offentlighetsvurdere sine dokumenter innen postlista sendes ut til pressen (se eget avsnitt). I følge forvaltningslovens § 11a skal det sendes et foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares innen tre uker. Det er saksbehandlers ansvar at dette gjøres. Ephorte har gode søkemuligheter til dette formålet. Alle inngående brev skal avskrives. Dette kan gjøres på følgende måter:
- Besvart med utgående brev
- Tatt til etterretning
- Tatt til orientering
- Besvart med telefon
- Besvart med epost
Arkivet skal jevnlig ta initiativ til at saksbehandlerne går gjennom sine restanser. Arkivet legger også opp til at leder på en enkel måte kan ha oversikt over alle restanser i sin enhet. Saksbehandler kan gi andre tilgang til å skrive i sin sak. |