|
Det enkelte dokument blir journalført og skannet, og enten knyttet til en eksisterende sak, eller en ny sak blir opprettet. Hvis den eksisterende saken finnes i "papirarkivet" skal en kryssreferanse skrives på saksmappa og en merknad settes i Ephorte. Kun unntaksvis skal samlesaker brukes, og tittelen på disse sakene skal inneholde ordet samlesak. En samlesak kan for eksempel være et lite utvalgs møtereferater, disse arkiveres i en samlesak pr år. Hvert enkelt dokument får et saksnummer, som blir en unik referanse. Saksbehandler melder fra til arkivet hvis et dokument er ført i feil sak. Arkivpersonalet overfører dokumentet til riktig sak Det er kun arkivpersonalet som kan opprette nye saker. Arkivpersonalet er alltid tilgjengelig i arbeidstiden (kl 8-15.30). Hvis saksbehandler trenger en ny sak utenom arbeidstiden, må denne bestilles på forhånd i arbeidstiden. Arkivpersonalet fordeler enten direkte til saksbehandler, eller til leder som igjen fordeler til saksbehandler. Enhetsleder kan selv velge hva som er ønskelig. |