|
Vi kan grovt forenklet dele kommunens dokumenter i to kategorier. Endel tilhører fagsystemer, mens resten tilhører saksarkivet. Ephorte omfatter dokumenter tilhørende saksarkivet! Ephorte omfatter ikke dokumenter tilhørende fagsystemer. Ephorte omfatter også følgende arkivdeler: møtebøker, personalarkiv, innfordringsarkiv, gårds/bruksnummerarkiv, vegarkiv, elevarkiv og barnehagebarn-arkiv. Interne dokumenter er også en viktig del av kommunens arkiv, og tas inn i Ephorte etter behov. Dokumenter tilhørende fagsystemer journalføres i fagsystemet av den aktuelle enheten. Ved bruk av et fullelektronisk system er det ikke nødvendig å ha kopibok Ansatte som kun jobber mot fagsystemer er ikke brukere av Ephorte. Allikevel vil det være nyttig for de fleste ansatte å ha tilgang, siden mye informasjon (eks planer og skriv) vil ligge her. Ansatte som jobber som saksbehandlere i Gjerstad kommune bruker Ephorte som saksbehandlersystem, og nyansatte tilbys opplæring av arkivansvarlig. |