E-post

Retningslinjer for behandling av e-post

• Generelt. Microsoft Outlook brukes til å sende e-post både internt og eksternt over Internett til adressater utenfor kommunens organisasjon. E-post til Midtre Gauldal kommune skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottak i kommunen på følgende E-post-adresse: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no

• Håndtering av e-post. E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivtjenesten (arkivforskriften 3. 2.ledd). Personlig adressert e-post videresendes direkte. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om mottatt e-post må anses som et saksdokument.

  • Ikke saksdokument: E-post slettes eller videresendes uten journalføring.
  • Arkivverdig e-post skal journalføres: Dersom en saksbehandler mottar arkivverdig e-post, har saksbehandler adgang til selv å importere denne til sak-/arkivsystemet. Ved tvil kontakt arkivet.

  Hvordan importere e-post

   

  1. Merk e-posten i Outlook. Trykk Eksporter til ephorte. Hvis e-posten skal inngå i en eksisterende saksmappe, skal du søke fram saksmappa ved å klikke på oppslagknappen til høyre for feltet saksnummer. Vet du hvilken mappe og saksnummer, tast saksnummeret og tab. Hvis du ikke registerer en eksisterende mappe, vil det bli opprettet en ny sak.

   

  2. Rediger evt. tittel og avsender.

   

  3. Velg evt mappetype (f.eks byggesak)

   

  4. Sett på evt tilgangskode.

   

  5. Velg hoved-dokument (rullegardin)

   

  6. Velg "importer".

   

  7. Om avsender av e-posten skal være unntatt offentlighet, må dette redigeres i JP.

• Verifisering av mottatt e-postforsendelser. Hvis det er tvil om e-postmelding kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender. Arkivtjenesten/saksbehandler (den som importerer e-posten) må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Vedlegg virussjekkes (automatisk)

• Kvittering for mottak av e-post. Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottak av e-post. Det er saksbehandlers ansvar å gi tilbakemelding dersom avsender krever bekreftelse på mottak av e-post innen 3 dager (ikke det samme som frist etter Fvl – 21 dager)

• Håndtering av utgående e-post. Utgående e-post håndteres av saksbehandler selv. Er det sakspost skal den importeres og arkiveres i kommunens elektroniske arkivsystem etter ekspedering.
• Taushetsbelagte opplysninger. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven § 13, skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysninger anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner eller hvis forsendelsen er kryptert.

• E-postrutiner ved saksbehandlers fravær. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

• Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e-postsystemet. Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter. Se også Databrukerkontrakt for ansatte i Midtre Gauldal kommune.