Mottak av e-postInngående e-post og elektroniske søknader skal i prinsippet behandles som ordinær post. Servicesenteret skal betjene kommunens internettbaserte hovedpostmottak, postmottak@froya.kommune.no. Postmottak, i samarbeid med saksbehandler, vurderer om e-posten har arkivverdig. E-post som ikke skal arkiveres videresendes aktuell intern mottaker. E-post som skal arkiveres:
- Registreres rett i ESA på riktig saksnummer, evt. ny sak opprettes på riktig saksbehandler
Dersom e-post går direkte til saksbehandler skal saksbehandler vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Dersom e-posten er arkivverdig, kan saksbehandler arkivere denne selv, evt. sende posten videre til Servicesenteret som :
- registrerer på riktig saksnummer i ESA og saksbehandler får oppgave i ESA.
E-postrutiner ved saksbehandlers fravær
Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i
e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.
|