|
Arkivbegrensning av materiale fra andre ved postbehandlingen:
|
|
|
| Dokumentkategori:
|
Kommentarer:
|
| Bøker, trykksaker og publikasjoner
|
Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret. Mottaker oppbevarer nødvendige eksemplarer i et bibliotek, ikke i arkivet.
|
|
|
|
| Ekstrene årsmeldinger, rapporter, utredninger, statistikk etc.
|
Utsteder har oppbevaringsansvar. Brukes noen av rapportene i saksbehandlingen, kan vi ta kopi av førstesiden, legge den på sak og sette rapporten i bibliotekhyllen e.l.
|
|
|
|
| Rundskriv
|
Utgiver har oppbevaringsansvar. Rundkriv skal oppbevares i egne serier, fortrinnsvis i ringpermer, og kan kasseres etter behov.
|
|
|
|
| Reklame og tilbud
|
Reklamemateriell kan sendes for gjennomsyn til interesserte, men skal ikke i arkivet. Kan ev. oppbevares på egnet sted en stund.
|
|
|
|
| Eksterne møteinnkallinger, møtereferat, særutskrifter etc.
|
Det meste av dette er bare til orientering. Møteinnkallinger har arkivverdi kun fram til endelig møtereferat foreligger. NB: Utsteder har oppbevaringsansvar for møtereferat.
|
|
|
|
| Srkiv til generell informasjon med kortvarig verdi
|
Materiale som er av generell karakter med svært kortsiktig interesse skal ikke i arkivet. Som eksempel kan nevnes en melding fra bedriftens bankforbindelse vedr. åpning av ny filial, rutetabeller etc.
|
|
|
|
| Kursinvitasjoner
|
Arrangør har oppbevaringsansvar. Invitasjonene legges i posthylla til den kurset måtte passe.
|
Arkivbegrensning av egenprodusert materiale ved rensing av saksmappe etter saksbehandling, eller ved bortsetting:
| Dokumentkategori:
|
Kommentarer:
|
| Konsepter (utkast til brev), uferdige manuskipt, kladdenotater, klistrelapper osv.
|
Disse kan kasseres når materialet er ferdig. Unntak er kladdenotat som inneholder viktig informasjon som ellers ikke følger saksbehandlingen. Viktig informasjon for saksframstillingen skal under ingen omstendigheter noteres på klistrelapper.
|
|
|
|
| Midlertidig utgave av bearbeidet materiale
|
Det hender ofte at vi utarbeider skjemaer e.l. i flere versjoner før endelig utgave foreligger. I de aller fleste tilfeller er det tilstrekkelig bare å arkivere det endelige sluttprodukt, og ikke alle versjonene.
|
|
|
|
| Gjenparter og ekstra kopier
|
Svært ofte tar vi flere kopier enn nødvendig for eventuell bruk senere i saksbehandlingen. Når disse havner i saksmappen er sjansene store for at de følger denne til fjernarkiveringen. Ekstra kopier fjernes.
|
|
|