| Forskriftene til arkivlova krev at all inngåande post skal leverast til arkivtenesta og registrerast der, før dei går til sakshandsaming. (forskr. §3-1 og §3-4).
Posten kommer på kommunehuset ca kl 09.00 kvar arbeidsdag.
Gjemnes kommune har ett felles postmottak, lokalisert i Servicekontoret i kommunehuset.
Med post menes alle dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte, med adresse Gjemnes kommune, 6631 Batnfjordsøra som e-post post@gjemnes.kommune.no og søknader både elektroniske og på papir. (se retningslinjer for e-post)
Her blir posten åpnet, sortert og stemplet med dagens dato.
Posten blir sortert etter fakturaer/regninger, inngående brev og ikke arkiv-verdig post/reklame.
Fakturaene/regningene blir etter stempling fordelt til økonomi for scaninng og videre behandling i Visma Enterprice.
Inngående brev blir etter stempling scannet og fordelt til saksbehandler for videre behandling i E-phorte (eletronisk saks/arkivssytem)
Ikke arkivverdig post/reklame blir fordelt i posthyllene etter behov.
Inngående brev på mail blir importert i E-phorte (eletronisk saks/arkivssytem) Alle vedlegg til e-post blir automatisk sjekkes mot datavirus, gjelder for både e-post og vedlegg.
Post til Skatteoppkrevaren skal ikke åpnes på Servicekontoret.
Personleg adressert post eller post som er direkte adressert enhetene skal leverast uåpnet til adressaten.
Mottakar pliktar straks å levere posten tilbake til serviceontoret, dersom posten skal arkiverest
Enheter som har egne fagsystem registrerar klientpost sjølve. Dette gjeld m.a. fagsystem for pleie-omsorg, sosial/NAV og barnevern.
De som registrerar post i fagsystem har sjølv ansvar for føring av postjournal. Post til skoler, barnehager,PPT og helse og omsorg blir lagt i enhetens posthylle. Posten fra disse enhetene (saksdokumenter/inngående) som skal registreres E-phorte (saks- og arkivsystemet) skal returneres til Servicekontoret registrering og scanning. Inngående post skal arkivbegrenses etter § 3-19 i Arkivforskriften. Elektronisk søknader (stillingssøker, byggesøknader) importeres av Servicekontoret Feiladressertpost returneres uåpnet til posten.
|