PostmottakLom kommune tek imot post gjennom ulike kanalar. Brevpost som er adressert til Lom kommune vert levert på servicetorget på kommunehuset ca. kl. 11.00. Dette gjeld post til:
- Sentraladministrasjonen på Midtgard
- Loar Skule
- Loar barnehage
- Garmo barnehage
- Lom ungdomsskule
- Utgard fleirbrukshus
Brevpost som er adressert til Lom helseheim vert levert på helseheimen ca. kl. 11.30. Dette gjeld post til:
- Administrasjon og fagpersonale på helseheimen
- Bebuarane på helseheimen
- Heimesjukepleietenesta
- Heimehjelptenesta
- Miljøarbeidartenesta
- Ergoterapitenesta
Brevpost som er adressert til Lom helsesenter vert levert på helsesenteret ca. kl. 11.30. Dette gjeld post til:
- Helsesenteret
- Jordmortenesta
- Helsestasjonen
- Fysioterapitenesta
Brevpost som er adressert til biblioteket vert levert til biblioteket ca. kl 11.00 Offisiell e-post til Lom kommune vert send til post@lom.kommune.no og vert opna av medarbeidarane på servicetorget. Publikum kan òg skrive til kommunen gjennom eDialog på kommunen sin heimeside. Desse breva vert sendt med SvarInn til ePhorte. Lom kommune har elektronisk løysning for innsending av ulike skjema frå kommunen sin heimeside. Skjema havnar i importsentralen i ePhorte og vert opna av medarbeidarane på servicetorget. Opning, sortering og journalføring Rutinar for helseinstitusjonaneLom helseheim og Lom helsesenter opnar og sorterer post som er adressert dit. Pasientdokumentasjon vert journalført i pasientjournalane. Helseheimen, heimesjukepleia, fysioterapi og ergoterapi nytter Profil pasientjournalsystem. Legetenesta, jordmortenesta og helsestasjonen nyttar WinMed 3. Arkivverdig post av administrativ karakter vert sortert ut og sendt med internpost til servicetorget for journalføring i ePhorte. Anna post vert sortert og fordelt internt. Rutinar for bibliotekBiblioteket opnar og sorterer post som er adressert dit. Bøker vert registrert i biblioteksystemet. Arkivverdig post av administrativ karakter vert sortert ut og sendt med internpost til servicetorget for journalføring i ePhorte. Anna post vert sortert og fordelt internt. Rutinar for sentraladministrasjonen, skule og barnehageServicetorget på Midtgard opnar all post som er adressert til Lom kommune, både elektronisk og på papir. Post som er adressert direkte til saksbehandlarane vert fordelt utan å opnast. Post som ikkje er arkivverdig etter arkivforskriften §§ 3-18 og 3-19 vert stempla med dagens dato og fordelt til relevant tenesteområde utan journalføring. Post som er arkivverdig etter arkivforskriften § 2-6 vert skanna inn og journalført i ePhorte som inngåande saksdokument og fordelt direkte til saksbehandlar. Ved journalføring skal arkivarane undersøke om dokumentet høyrer til ein eksisterande sak eller om dokumentret er det fyrste i ein ny sak. Ved tvil tek arkivarane kontakt med saksbehandlar for ein avklaring. I journalen skal ein registrere alle inngåande, utgåande og interne saksdokument dersom dei er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon. Ved journalføring skal ein føre inn følgjande:
- Journalføringsdato
- Dato på dokument
- Saks- og dokumentnummer
- Saksansvarleg/saksbehandlar
- Avsendar og/eller mottakar
- Opplysningar om sak, innhald eller emne
- Arkivdel
- Ordningsprinsipp og ordningsverdi
Følgjande skal vurderast:
- Tilgangskode
- Mappetype
- Sakspartar
SkjermingVed journalføring skal ein vurdere om saksdokumentet skal unntas offentlegheit. Hovudregelen er at alle saksdokument, journalar og liknande register er opne for innsyn (jf. ofl. § 3). Det vil seie at alle kan krevje innsyn utan nærare grunngjeving. Unntaket frå denne regelen er saksdokument som inneheld opplysningar som er underlagt teieplikt (jf. ofl. § 13 fyrste ledd). Offentleglova inneheld ikkje sjølv nokon føresegner om teieplikt, men slike finnes ein rekkje stader i lovverket elles. Alle offentlege tenestemenn har til dømes teieplikt etter forvaltningslova § 13 nr. 1 om nokon sine personlege forhold, altså teieplikt om sensitive personopplysingar. Følgjande tilgangskoder skal nyttast på dokument som skal unntas offentlegheit av personvernhensyn:
- P Personalsaker: Ofl. § 13 1. ledd, jf. fvl. § 13 nr. 1 (skjerming av sensitive personopplysingar i personalsaker)
- E Elevsaker: Ofl. § 13 1. ledd, jf. fvl. § 13 nr. 1 (skjerming av sensitive personopplysingar i elevsaker)
- U Ikkje offentleg : Ofl. § 13 1. ledd, jf. fvl. § 13 nr. 1 (skjerming av sensitive personopplysingar i alle andre saker)
Vidare har offentleglova ein rekkje føresegner som gjev heimel for å unnta dokument offentlegheit. Dette er såkalla «kan-reglar» der ein ikkje har plikt til å unnta dokumentet offentlegheit, men der lova gjev høve til det. I slike tilfelle skal ein alltid vurdere «meirinnsyn» (jf. ofl. § 11). Meirinnsyn er eit prinsipp som seier at når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal kommunen likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Kommunen bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak. Følgjande tilgangskoder skal nyttast på dokument der ein har høve til å unnta offentlegheit, men ikkje har teieplikt:
- A Ansettelsessak: Ofl. § 25 (skjerming av dokument i tilsetjingssaker)
- U Ikkje offentleg: Ofl. § 14 (skjerming av dokument som kommunen har utarbeid for sin eigen interne saksførebuing)
- U Ikkje offentleg: Ofl. § 15 (skjerming av dokument innhenta utanfrå for den interne saksførebuinga)
|