|
Dokumenthåndteringsrutiner – Møtesekretær. (vedlegg til dokumenthåndteringsrutiner for saksbehandler.) Møtedato holdes àjour av møtesekretær. Møteinnkalling
- Kun saker som er godkjent i sak/arkiv systemet (e-sak) innen fastsatt frist blir ført opp på sakslisten for behandling til det aktuelle møtet.
- Saker som innmeldes etter fristen skal normalt ligge over til neste ordinære møte. Dersom det er sterkt ønskelig med raskere behandling, vil ansvarlig leder forelegge aktuell utvalgsleder spørsmål om saken likevel kan tas opp og ettersendes.
- Utvalgssekretær produserer sakspapirer etter at journalstatus er F for ferdig og behandlingsstatus er KL godkjent av leder.
- Sakslisten nummereres og møteinnkallingen genereres. Går gjennom innkallingen og evt. redigerer. (Dokumenter med unntatt off. settes sist på sakslisten)
- Leder godkjenner møteinnkallingen.
- Møteinnkallingen med evt. vedlegg skrives ut og settes i en ringperm som står i hylle hos møtesekretæren.
- Møteinnkallingen med evt. vedlegg genereres til pdf-fil (ikke saker med unntatt off.) og lagres på K-fellesområde/politikk og aktuell mappe. Møteinnkallingen sendes pr. e-post til medlemmer/varamedlemmer og andre etter egen liste. Dokumenter som er unntatt offentlighet sendes ut på farget ark til de faste medlemmene/innkalte varamedlemmer pr. post. Møteinnkallingen (pdf) legges også på kommunens hjemmesider.
- Sakslisten sendes ut 1 uke før oppsatt møte.
- Møtet annonseres i lokalavisen og på kommunens hjemmeside.
- Ved meldt forfall fra et av utvalgsmedlemmene skal møtesekretær så rask som mulig sørge for at varamedlem blir innkalt.
Protokoll 1 Før klargjøring av møteprotokoll skal fremmøte registreres. 2 Når møteprotokollen genereres, hentes medlemmer evt. varamedlemmer frem. Registrer evt. endringer i forbindelse med fremmøte før generering av møteprotokollen. 3 Møteprotokollen skrives under av leder og sendes medlemmene/varamedlemmene pr e-post så snart som mulig til gjennomsyn. 4 Møteprotokollen godkjennes på neste møte. 5 Møteprotokollen genereres til pdf-fil og legges ut på kommunens hjemmeside. (ikke vedtak med unntatt off.) 6. Orginalen (protokollen) settes i samme ringperm som møteinnkallingen. Vedtak Møtesekretær genererer samlet saksfremstilling på aktuell sak til saksbehandler som sørger for å effektuere vedtakene så rakst som mulig etter møte. Se egne rutiner (Dokumenthåndteringsrutiner for saksbehandlere) Møtesekretær kan sende ut vedtak i enkelte tilfeller etter avtale med saksbehandler. Det skal tas kopi av samlet saksfremstilling og 2 kopier av melding om vedtak som leveres arkivet. |