Organisering av depot i Bømlo kommune

Virkeområde

Kommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Bømlo kommune har inngått avtale med Interkommunalt arkiv Hordaland IKS om kjøp av depotteneste, for eldre avslutta papirbaserte arkiv, papirbasert arkiv eldre enn 25 år, arkiv vedrørande personar jmf Personregisterlova eldre enn 10 år og depot for elektronisk system og elektronisk skapt arkiv.

Arkivdepotet sine oppgåver

Arkivdepotet har følgjande oppgåver:

1. Å ta i mot overføringar av eldre og avslutta arkiv.
2. Å gi arkiva trygg oppbevaring.
3. Å føre fortløpande register over mottekne arkiv.
4. Å utarbeide katalogar over arkiva.
5. Å syte for at kommunale einingar kan låne tilbake eller få kopi av arkivsaker dei har avlevert.
6. Gje publikum innsyn i arkiva i samsvar med gjeldande regelverk for innsyn i offentlege arkiv.
7. Utarbeide spesielle formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet.

Depotansvarleg er arkivleiar, depotansvarleg har rett og plikt til:

1. Å rapportere til administrasjonssjefen om verksemda til arkivdepotet.
2. Å gi nødvendig rettleiing til dei arkivskapande einingane som skal avlevere til depotet.
3. Å gi rettleiing til publikum og ekspedere førespurnader om innsyn i arkiv.
4. Har fullmakt til å rekvirere kopi eller tilbakelån av deponert personregistemapper.