Periodisk kvalitetskontroll

Arkivverket

Arkivverket har utarbeida rettleiing for offentleg sektor for etablering av internkontroll for arkiv,

lenke til denne: https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor/etablere-internkontroll-for-arkiv?q=PERIODISK%20KVALITETSKONTROLL#!#step-innledning

Reservasjonskontroll

Arkivtenesta skal ein gong i månaden utføre kontroll med saker og journalpostar med status Reservert eller Konsept og som er eldre enn (fyll inn) månad og som er tomme.

Framgangsmåte for slike søk er ved bruk av søk etter journalpost med status R i sak-arkivsystemet for gitt periode.

Saker og dokument som er oppretta men ikkje tatt i bruk skal slettast frå journalsystemet. Før sletting skal arkivtenesta ta kontak med sakshandsammar og å få bekrefta sletting.

Forfallskontroll

Arkivtenesta skal utføre kontroll av at sakshandsamar held dei handsamingsfristane som er gjeldande.

Kontrollen vert utført ved rapport funksjon i sak-arkiv systemet.

Restanselister/restansekontroll

Sentralarkivet skal fire gonger årleg ta ut rapport over saker som ikkje er ferdighandsama/avskrivne.

Kontrollen vert utført ved rapport funksjon i sak-arkiv systemet.

Dei kvartalsvise listene skal leverast til avdelingsleiar som er ansvarleg for at sakshandsamar eller andre skal avskrive saka

Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for sakshandsamar som skal slutte.

Leiar skal syte for at eventuelle restansar vert avskrivne.

Kontroll med journalføring

Arkivleiar sjekkar status for journalpostar som ikkje er journalført kvar veke. Dette er dokument med status E = ekspedert elektronisk, F=Ferdig frå saksbehandlar, M= Midlertidig registrert frå skanning eller import, S = importert/registrert av sakdbehandler. Journalar som er eldre enn 2 virkedagar skal journalførast. Arkivleiar varslar avdelingar som har journalpostar som ikkje er journalfør innan rett tid/eller arkivleiar journalfører disse.

Utlånskontroll

Sentralarkivet skal skrive ut utlånsliste to gonger årleg for å få oversyn over arkivmateriale som midlertidig er utanfor arkivet.

Det skal settast i verk tiltak for å få returnert utlånte arkivsaker

Etter overgang til sikker digital sending med KS-SvarUt, er behovet for utlån av originale arkivsaker sterkt redusert, det vert i staden nytta skanning og sending av dokumentasjonen ved bruk av KS-SvarUt.

Denne metoden nyttar også vårt arkivdepot (IKA Hordaland) ved krav om innsyn i deponert arkiv.