|
Arkivrutinar for saksarkiv Elements gjeld for alle verksemder og ytre einingar. Den er lagra og vert vedlikehalden i kvalitetsstyringssystemet Compilo: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003588&version=3481563&ok=2bz453fqtjdm7g9 Merkantilt personale i verksemdene og ytre einingar opnar og skannar all inngåande post til saksarkivet sjølv. Særskild for skular er at dokument til elevarkiv vert ført i elemappa i ePhorte/Elements, noko er skanna og noko ikkje skanna. Papirbasert bevaring av dokument fram til og med 2020. For alle verksemder og ytre einingar gjeld det at dokument til personalarkiv (PE) inngåande dokument vert skanna og ført ved kvar eining. Arkivdel PE er papirbasert og originalar - inngåande brev og kopi av utgåande brev, vert sendt sentralarkiv for arkivlegging i mappe til den einskilde. Papirarkiv for personalsaker (2004 - 2020)avslutta 31.12.2020. Arkivdel for fullelektronisk personalmappe EPE, oppretta 01.01.2012. Her vert ikkje originaldokument arkivlagt i sentralt arkiv, men teken vare på i seks månader før makulering. Arkivdelen avslutta 31.12.2020 i samband med skarpt periodeskilje. Skarpt periodeskilje sett 01.01.2021. Ny database oppretta for ePhorte/Elements sak- arkivsystem alle arkivdeler fullelektronisk lagra, arkivkjerne godkjent etter Noark 5 standard. Skildring av ansvar, rutinar og rettar i arkivsystem- for fagsystem nytta i verksemdene og ytre einingar har eigne rutinar arkivert og vedlikehaldne i kvalitetsstyringssystemet Compilo. |